يتميز برنامج المعاون بتعدد الاشعارات التى يتم استخدامها لمتابعة عمليات تسجيل الحضور وانصراف سواء ان كان على مستوى ادارة المؤسسة او على مستوى الموظفين . حيث يمكن متابعة تسجيل الحضور والانصراف من خلال اشعارات الرسائل القصيرة SMS او اشعارات البريد الالكترونى والتى يتم ارسالها بشكل تلقائي فى توقيت أو اجراء معين سواء ان كان هذا الاشعار لادارة المؤسسة او لموظفي المؤسسة.

ارسال رسالة SMS :
يمكنك من خلال برنامج المعاون استخدام برنامج متخصص لارسال رسائل قصيرة للموظفين بالشركة عن طريق الانترنت باستخدام موقع SMSBulko التابع لشركة يو اي سيستمز المنتجة لبرنامج المعاون .

ولتشغيل الخدمة يجب اولاً فتح حساب فى موقع SMSBulko مقدم خدمة الرسائل القصيرة الجماعية ويمكن الوصول اليه عبر الرابط التالى www.smsbulko.com وبعد ذلك نقوم بفتح اعدادات اشعارات الرسائل القصيرة.


ستظهر لك شاشة تسجيل الدخول بالموقع كالتالى :

بعد ذلك قم بادخال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بحسابك ثم اضغط تسجيل الدخول . وبعدها ستظهر لك صفحة يظهر بها اختيارين احدهما " Allow " وذلك لقبول عملية الربط بين الحساب وبرنامج المعاون والآخر " Deny " لرفض عملية الربط .

وبعد الضغط على Allow ستظهر لنا شاشة تفيد بان عملية الربط قد تمت بنجاح وبعد ذلك نقوم بالرجوع مرة اخرى لبرنامج المعاون ونضغط على زر انهاء فى شاشة الرسائل القصيرة ستظهر لك رسالة تفيد بانه تم الحصول على صلاحية الربط بين خدمة الرسائل القصيرة بالبرنامج وبين الحساب بموقعSMS Bulko.




وبذلك نكون قد انتهينا من عملية ربط نظام اشعارات الرسائل القصيرة المتوفر ببرنامج المعاون بحسابك على موقع smsbulko.com ومن ثم تستطيع استخدام الخدمة مباشرة من خلال برنامج المعاون كالتالى:

أولاً : الرسائل القصيرة
ارسال رسالة SMS :
يمكنك استخدام الرسائل القصيرة بعد ربطها بحسابك بموقع الخدمة فى ارسال رسائل الى مجموعة من الارقام سواء ان كانت داخل الدولة نفسها او ارقام دولية ويتم ارسال الرسالة باسم المرسل الذى قمت بتحديده اثناء انشاء حسابك بموقع SMSBulkoفما عليك الا ان تحدد اسم المرسل والدولة التى سيتم التابع لها الارقام المراد ارسال الرسالة لها ثم كتابة ارقام الجوال فى المربع الخاص بها ثم نضغط على زر التالى لاكمال عملية الارسال وكتابة الرسالة وبعد الانتهاء من كتابة الرسالة نقوم بالضغط على ارسال لارسال الرسالة .


اضافة المجموعات :
مكنك تقسيم الارقام الى مجموعات حيث يمكنك وضع ارقام موظفي كل فرع او قسم على حدة فى مجموعة واحدة ليتم ارسال رسالة الى مجموعة بعينها فقط دون عن باقى المجموعات ويتم ذلك بالضغط على علامة إضافة فتظهر لنا شاشة بيانات المجموعة فنقوم بكتابة البيانات التعريفية للمجموعة ثم نضغط على زر حفظ المجموعة .

ويمكنك التعديل على المجموعة بعد حفظها نحدد المجموعة ثم نضغط على زر تعديل ولحذف المجموعة نضغط على زر ولارسال الرسالة الى مجموعة نحدد المجموعة ثم نضغط على زر التالى فتظهر لنا شاشة ارسال الرسالة مع ملاحظة انه يتم ازالة الارقام المكررة او الخطأ من المجموعة ويتم فقط اضافة الارقام الصحيحة فى عملية الارسال. وبعد ذلك نقوم بكتابة الرسالة ثم نضغط على زر ارسال .
ولارسال الرسالة الى مجموعة نحدد المجموعة ثم نضغط على زر التالى فتظهر لنا شاشة ارسال الرسالة مع ملاحظة انه يتم ازالة الارقام المكررة او الخطأ من المجموعة ويتم فقط اضافة الارقام الصحيحة فى عملية الارسال. وبعد ذلك نقوم بكتابة الرسالة ثم نضغط على زر ارسال



الأرشيف :
يمكنك الاطلاع على سجل الرسائل التى تم ارسالها وعدد الارقام وتكلفة الرسالة وطول الرسالة اذا كانت رسالة واحدة او اكثر من رسالة واسم الراسل وذلك من خلال الارشيف ويظهر كما هو موضح بالشكل :


شحن رصيد SMS :
يتم شحن رصيد الحساب من خلال كتابة رقم كارت الشحن الذى يتم الحصول عليه من خلال مزود الخدمة فى المربع الخاص بكارت الشحن ثم الضغط على شحن فيتم شحن الرصيد تلقائياً خلال 24 – 48 ساعة .


رصيد الحساب :
يمكنك معرفة رصيد حسابك من خلال شاشة الرصيد كما بالشكل التالى :


اعدادات الرسائل القصيرة :
يمكنك ضبط اعدادات الرسائل القصيرة من خلال شاشة الاعدادات حيث يمكنك معرفة اسم المستخدم وتغيير او اضافة اسم المرسل مع التحكم فى لغة واجهة المستخدم وبعد الانتهاء من ضبط تلك الاعدادات نضغط على حفظ .


اشعارات الرسائل القصيرة :
تستخدم هذه الخاصية فى ارسال اشعارات تلقائية الى ارقام جوال معينة كرقم جوال مدير المؤسسة او مديرى الفروع ومديرى الاقسام وهذه الاشعارات تساعد المسئولين عن المؤسسة متابعة تسجيل الحضور والانصراف ومتابعة تأخير حضور الموظفين وغيابهم والاكثر من ذلك انه يتم ارسال اشعارات ايضاً للموظف فى حالة تأخيره او انصرافه مبكراً وهذا يؤدى الى تحسين العمل بالمؤسسة والتزام الموظفين بمواعيد العمل مما يعود على المؤسسة بزيادة اداء الموظفين وانتاجهم .
نضغط على رمز اشعارات الرسائل فتظهر لنا شاشة اعدادات اشعارات الرسائل القصيرة ومنها بهذا الشكل :


اولاً : اشعارات الحضور والانصراف :
يتم ارسال اشعارات الرسائل القصيرة SMS عند تسجيل الحضور والانصراف اليومى على مستوى ادارة المؤسسة او على مستوى الموظفين فاذا اردنا ضبط اعدادات اشعارات الادارة فنضغط على تبويب " الادارة " الموجود بجانب الشاشة كما يظهر بالشكل التالى :


فنقوم بتنشيط مربع الاختيار الموجود امام وصف الاشعار ونلاحظ ظهور نص الاشعار مع العلم انه يمكنك تغييره ولكن فى حدود الحروف المسموح بها ، وبعدها يتم تحديد رقم الهاتف الجوال الاول مع تحديد البلد حيث انه يمكنك ارسال اشعارات لارقام دولية ، وبعدها يمكنك ادخال بيانات رقم هاتف جوال اخر بنفس الطريقة التى تم ادخالها مع رقم الجوال الاول مع امكانية التحكم فى ارسال هذا الاشعار الى المدير المباشر للموظف وذلك بالضغط على مربع الاختيار " اشعار المدير المباشر " أو ازالة الاختيار فى حالة عدم الرغبة فى ارسال الاشعار له وتظهر بيانات الاشعار المحدد كما بالشكل التالى :


وهكذا يتم ادخال بيانات كافة الاشعارات المراد تنفيذها على مستوى الادارة بنفس الطريقة التى اتبعناها مع الاشعار الاول وهذه الاشعارات هى :
اشعار فى حالة تغيير مواعيد العمل لموظف .
اشعار فى حالة وصول احد الموظفين متأخر .
اشعار فى حالة انصراف احد افراد العمل قبل موعده المحدد .
اشعار فى حالة انصراف موظف قبل اتمام ساعات العمل .
شعار فى حضور احد الموظفين فى يوم عطلة .
أما بالنسبة لاشعارات الحضور والانصراف على مستوى الموظفين فتكون كالتالى :
يمكنك تحديد احد الاشعارات الآتية :
اشعار فى حالة تغيير مواعيد العمل : حيث يتم ارسال رسالة الى الموظف تفيد بانه تم تغيير مواعيد العمل الخاصة به .
اشعار فى حالة التوقيع متأخر بعد وقت السماح : يتم ارسال رسالة تلقائية الى الموظف فى حالة تاخيره عن ميعاد الحضور الافتراضى المحدد له .
اشعار فى حالة التوقيع قبل موعد الانصراف : يتم ارسال رسالة تلقائية الى الموظف فى حالة توقيع الانصراف قبل موعد الانصراف الافتراضى المحدد له.
اشعار فى حالة التوقيع قبل اتمام ساعات العمل : يتم ارسال رسالة تلقائية الى الموظف عند توقيعه قبل اتمام ساعات العمل .
اشعار فى حالة الحضور فى يوم عطلة : يتم اشعار الموظف برسالة SMS تلقائية على جواله تفيد بانه حضر فى يوم عطلة.

اشعارات الحضور والانصراف على مستوى الادارة :


يمكنك تحديد الاشعارات التلقائية التى يتم ارسالها من البرنامج لارقام هواتف مديرى المؤسسة فى الحالات الاتية :
اشعار فى حالة تغيير مواعيد العمل للموظف .
اشعار فى حالة حضور احد الموظفين متأخر.
اشعار فى حالة انصراف احد الموظفين قبل موعده المحدد .
اشعار فى حالة انصراف موظف قبل اتمام ساعات العمل .
اشعار فى حالة حضور احد الموظفين فى يوم عطلة .
فقط قم بتحديد الاشعارات التى تريد ارسالها ثم قم بكتابة رقم هاتف الجوال الاول ويمكن تحديد رقم الجوال الثانى .
مع ضرورة تحديد الدولة حتى يتم اضافة كود الدولة الى رقم الهاتف حيث ان خدمة الرسائل القصيرة الجماعية SMS Bulko تمكنك من ارسال رسائل قصيرة لارقام دولية وهذا هام جداً فى حالة سفر مدير المؤسسة الى خارج البلاد حتى يمكنه متابعة تسجيل الحضور والانصراف من اى مكان بالعالم .

ثانياً : اشعارات الاجازات والعطلات :

اشعارات الموظفين :
اشعار فى حالة تسجيل يوم اجازة للموظف : حيث يتم ارسال رسالة تلقائية للموظف فى حالة تسجيل اجازة له على النظام .
اشعار فى حالة تجاوز ايام الغياب عدد ايام الاجازات المقررة : حيث يتم ارسال رسالة تلقائية.
اشعار فى حالة تغيير رصيد الاجازات : حيث يتم ارسال رسالة تلقائية الى الموظف فى حالة تغيير رصيد الاجازات له .

اشعارات الادارة:
يتم ارسال رسائل تلقائية الى ادارة المؤسسة فى بعض الاجراءات الخاصة بالاجازات وهى :

اشعار فى حالة تغيير رصيد اجازات موظف .
اشعار فى حالة تجاوز ايام الغياب عدد ايام الاجازات المقررة .

ثالثاً : اشعارات المستندات الرسمية :
يمكنك ضبط اعدادات اشعارات الرسائل القصيرة SMS لارسال رسائل تلقائية على مستوى الموظفين او الادارة لمتابعة بعض الاجراءات الخاصة بالمستندات الرسمية.
اشعارات الموظفين :

اشعار فى حالة قرب انتهاء الرقم القومى قبل 30 يوم .
اشعار فى حالة انتهاء الرقم القومى .
اشعار فى حالة انتهاء الاقامة .
اشعار فى حالة انتهاء جواز السفر قبل 30 يوم .
اشعار فى حالة انتهاء جواز السفر .
اشعار فى حالة قرب انتهاء رخصة القيادة قبل 30 يوم .
اشعار فى حالة انتهاء رخصة القيادة .

اشعارات الادارة :

اشعار فى حالة قرب انتهاء رخصة القيادة لموظف قبل 30 يوم
اشعار فى حالة انتهاء رخصة القيادة لموظف
اشعار فى حالة قرب انتهاء جواز السفر لموظف قبل 30 يوم
اشعار فى حالة انتهاء جواز السفر لموظف قبل 30 يوم
اشعار فى حالة انتهاء جواز السفر لموظف
اشعار فى حالة قرب انتهاء الاقامة لموظف قبل 30 يوم
اشعار فى حالة انتهاء الاقامة لموظف
اشعار فى حالة قرب انتهاء الرقم القومى لموظف قبل 30 يوم
اشعار فى حالة انتهاء الرقم القومى لموظف

رسائل الموظفين :
يمكنك استخدام خاصية رسائل الموظفين فى حالة اذا اردنا ارسال رسالة للموظفين بموعد اجتماع هام مثلاً او ارسال تهنئة فى الاعياد والمناسبات او ارسال تنويهات سواء ان كان ذلك على مستوى الفروع او الاقسام او موظف معين .

فقط قم بتحديد الفرع او القسم أو الموظف المراد ارسال الرسالة له ثم قم بالضغط على احد ازرار الاضافة وبعد ذلك قم بكتابة نص الرسال فى مربع الرسالة مع ثم اضغط ارسال بعد الانتهاء من كتابة الرسالة مع ملاحظة انه يمكنك كتابة رسالة نصية باللغة العربية عدد حروفها 70 حرف للرسالة الواحدة مع امكانية ارسال رسالة تحتوى على 201 حرف كحد اقصى فى المرة الواحدة .
أما فى حالة ارسال رسالة باللغة الانجليزية فيكون الحد الاقصى للرسالة الواحدة 160 حرف مع امكانية ارسال رسالة نصية مكونة من 495 حرف كحد اقصى للارسال.

إعدادات رسائل بصمة الوجه :
يمكنك ضبط حساب الرسائل القصيرة ليتم استقبال الرسائل الخاصة ببصمة الوجه وخاصية Be at your Desk نظام المراقبة الموجود بنظام المعاون.