خطوات التحليل الوظيفي

من المهم بالنسبة لأي منظمة أن تكون لديها فهم شامل لاحتياجات العمل والوظائف المختلفة اللازمة لتحقيق أهدافها. وهنا يأتي دور التحليل الوظيفي، فهو عملية تحليلية مهمة يتم خلالها تحديد وصف الوظائف وبسط جوانب كل وظيفة بعناية. سنستكشف في هذا المقال مجموعة من خطوات التحليل الوظيفي التي يجب اتباعها حتى يكون لديك فهم دقيق للاحتياجات الوظيفية في منظمتك.

1. تعريف تحليل الوظائف وتحديد الهدف

تعتبر خطوة تحليل الوظائف أساسية لإدارة الموارد البشرية في أي شركة. فمن خلال هذه الخطوة يمكن تحديد المهارات والقدرات اللازمة للوظائف المختلفة، وتحديد المسؤوليات والواجبات المتعلقة بكل وظيفة. كما يمكن من خلالها تحديد المتطلبات المهارية والمعرفية لكل وظيفة، وهذا يساعد في تطوير استراتيجيات إدارة الموارد البشرية. وبالتالي، يمكن القيام بتقييم ملائمة الوظائف في الشركة وتحديد أنواع الوظائف المختلفة. وبناءً على نتائج التحليل الوظيفي، يمكن اختيار المناصب التمثيلية بطريقة منهجية تضمن تحقيق أهداف الشركة ونجاحها في السوق. لذلك، يجب على أي مسؤول في إدارة الموارد البشرية أن يعمل على تطبيق خطوات تحليل الوظائف بشكل صحيح ومنهجي، نظرًا لأهميتها في تحقيق أهداف الشركة وتطويرها بشكل متكامل.

2. تحديد نوعية البيانات المطلوب جمعها

بعد تحديد أهداف التحليل الوظيفي، يتعين على الفريق المسؤول عن إجراء التحليل تحديد نوعية البيانات المطلوب جمعها. وهذا مهم جدًا لتحقيق أفضل النتائج في التحليل واستخراج المعلومات المهمة لاتخاذ القرارات. فسيكون عليهم الانتباه بشكل خاص إلى التحقق من البيانات الضرورية لفهم كل فئة وظيفية في الشركة الخاصة بهم. ويجب أن تتضمن هذه البيانات عوامل كثيرة، مثل مجال العمل والكفاءات المطلوبة والمهارات الفنية اللازمة، وكذلك المتطلبات المنتظرة والتوقعات لمختلف الوظائف. في النهاية، من خلال جمع كل هذه البيانات بطريقة منهجية، يمكن للفريق التحليلي إعداد نموذج ورقي جزئي واضح لكل وظيفة في الشركة، مما يؤهلهم لتحقيق أفضل النتائج في الخطوات اللاحقة في التحليل الوظيفي.

3. الخطوات اللازمة لجمع المعلومات

تأتي الخطوات اللازمة لجمع المعلومات في صلب عملية تحليل الوظائف، وتعد هذه الخطوات بمثابة جوهر العملية ككل. فبعد تعريف تحليل الوظائف وتحديد الهدف، وتحديد نوعية البيانات المطلوب جمعها، يأتي دور جمع المعلومات بشكل منهجي ومدروس. وتتضمن هذه الخطوة عادة المقابلات مع الموظفين المحتملين لتلك الوظيفة، والتحدث معهم حول مكامن القوة والضعف في وظيفتهم الحالية، بالإضافة إلى تفحص شروط العمل والصفات والقدرات البشرية اللازمة لأداء الوظيفة بشكل متميز. ومن خلال هذه الخطوات، يمكن للمتحللين الاستفادة من معلومات قيمة ومنهجية لتحليل الوظائف، وبالتالي تحسين إدارة الموارد البشرية في الشركة.

4. تحليل البيانات المجمعة بطريقة منهجية

بعد جمع المعلومات اللازمة لتحليل الوظائف، تأتي خطوة تحليل البيانات المجمعة بطريقة منهجية لأخذ القرارات الصائبة وتحديد الملائمة لكل وظيفة. هذه الخطوة تحتاج إلى جهد ودقة كبيرين، فلا يمكن تقديم أي توصيات قبل تحليل البيانات بدقة وبطريقة تناسب أهداف الشركة ومتطلبات الوظائف. ومن خلال تحديد المهارات والمعارف المطلوبة لكل وظيفة وتحليل المسؤوليات والواجبات المتعلقة بها، سيمكن للشركة التركيز على توظيف الأشخاص الأكثر ملاءمة لكل وظيفة، وتطوير أساليب فعالة لإدارة الموارد البشرية في المنظمة. لذلك، يجب على المختصين في إدارة الموارد البشرية الالتزام بتحليل البيانات بطريقة منهجية للتأكد من استخلاص أفضل النتائج الممكنة وتعزيز نجاح الشركة في سوق العمل.

5. تحديد أنواع الوظائف في الشركة

خطوةٌ رائعة في تحليل الوظائف تأتي الآن، حيث يتم تحديد أنواع الوظائف المختلفة الموجودة في الشركة. فعندما يتم تحديد أنواع الوظائف بدقة، يصبح من الممكن جمع المزيد من المعلومات الهامة حول كيفية العمل في تلك الوظائف وما هي المهارات والمعرفة التي يتطلبها العمل فيها. ويمكن أن يساعد ذلك في تطوير خطط المستقبل للشركة، بما في ذلك تطوير برامج التدريب والتطوير لتحسين أداء الموظفين. وبتحديد أنواع الوظائف المختلفة، يمكن للشركة أيضاً تخصيص الموارد بشكل أفضل، وتحديد الأولويات في تعيين الموظفين الجدد. لذلك، هذه الخطوة تعدُّ جزءً أساسيًا مِن عملية التحليل الوظيفي، ويجب التحلي بالاهتمام الشديد لفعلها بشكل صحيحّ.

6. تقييم ملائمة الوظائف في الشركة

عندما يتم إعداد تحليل وتوصيف الوظائف في الشركة، فإن على فريق إدارة الموارد البشرية أن يضع آلية تقييم ملائمة الوظائف لتحقيق أفضل النتائج. يتم تحديد المعايير والمتطلبات المطلوبة لكل وظيفة في الشركة بطريقة منهجية وعلمية. يتم تحليل الكفاءات والمهارات والخبرات اللازمة لأداء الوظائف بكفاءة. يتم استخدام شبكة التقييم لاختيار ثاني لأكثر ثلاثة أو أربعة مرشحين ملائمة للوظيفة من حيث الخبرة والمهارات والطموحات المستقبلية. يتم بذلك جهد ملحوظ في إيجاد أفضل الكوادر الملائمة للشركة والتي تتمتع بالمهارات والقدرات اللازمة لتطويرها وجعلها أفضل.

7. تحليل المتطلبات المهارية والمعرفية لكل وظيفة

في هذه الخطوة المهمة من التحليل الوظيفي، يتم تحليل المتطلبات المهارية والمعرفية اللازمة لأداء كل وظيفة بشكل جيد وفعال. فالفريق المناسب يحتاج إلى عدة مهارات ومعارف خاصة بالوظيفة التي يؤديونها، وبالتالي، يجب التركيز على تلك المتطلبات في عملية الاختيار والتعيين. يتم جمع المعلومات المتعلقة بالمهارات المطلوبة والعامة والخاصة، بالإضافة إلى المعرفة التي يحتاجها الفريق لتنفيذ الوظيفة بشكل كامل وناجح. وهذه المتطلبات المهارية والمعرفية تشمل تقنيات الخبراء والمعرفة الإدارية واللغة، وغير ذلك الكثير. ويمكن استخدام معلومات تحليل المتطلبات المهارية والمعرفية لتحديد مستويات التدريب اللازمة وتخطيط برامج التطوير المستقبلية لتلبية احتياجات الشركة في المستقبل. هذه الخطوة بالتحليل الوظيفي هي ضرورية جداً لإنشاء فريق عمل قوي وفعال بشكل كبير.

8. تحليل المسؤوليات والواجبات المتعلقة بكل وظيفة

بعد جمع البيانات وتحليلها بطريقة منهجية تأتي خطوة مهمة في تحليل الوظيفة وهي : تحليل المسؤوليات والواجبات المتعلقة بكل وظيفة. يتم خلال هذه الخطوة تحليل جميع مسؤوليات واجبات الوظيفة، وتحديد مدى صحتها وكفاءتها في مجال العمل المعني. ومن خلال تحليل المسؤوليات والواجبات ستعرف الشركة بإيجاز عن الأمور المتعلقة بمسؤولية كل وظيفة من التحكم والإشراف والتواصل والتنظيم وتقييم الأداء. وهذا يتيح للشركة تحديد حدود تنفيذ الوظائف وتوضيح الحاجة الفعلية لعمل الموظفين ومسؤولياتهم. لذلك، فإن تحليل المسؤوليات والواجبات هي خطوة حاسمة لتطوير استراتيجيات إدارة الموارد البشرية بشكل مثالي وتحسين الأداء العام للشركة بأكملها.

9. اختيار المناصب التمثيلية بناءً على نتائج التحليل الوظيفي

بعد إجراء التحليل الوظيفي بشكل متكامل، يأتي دور اختيار المناصب التمثيلية. ويتم ذلك بناءً على نتائج التحليل الوظيفي التي تم جمعها من الخطوات السابقة. وتهدف هذه الخطوة إلى تمثيل الوظائف المحللة بشكل فعال ودقيق، بما يساعد في إدارة الموارد البشرية بشكل أفضل وتحقيق أهداف الشركة. ويتم اختيار المناصب التمثيلية بعناية بحيث يتم اختيار الأشخاص الذين يمتلكون المهارات والخبرات المناسبة لتلك الوظائف. وعندما يتم تمثيل الوظائف بشكل دقيق، يتم تحقيق التوازن بين المهام والمسؤوليات والقدرات المتاحة للعاملين، مما يساعد في تحقيق الإنتاجية والكفاءة المطلوبة في الشركة بشكل مستمر. لذلك فإن اختيار المناصب التمثيلية يعد خطوة حاسمة ومهمة في عملية تحليل الوظائف، ويحتاج العمل على تنفيذه بدقة وتميز.

10. استخدام نتائج التحليل الوظيفي في تطوير استراتيجيات إدارة الموارد البشرية.

تعد استخدام نتائج التحليل الوظيفي في تطوير استراتيجيات إدارة الموارد البشرية أمرًا حيويًا واستراتيجيًا لأي شركة تسعى إلى النمو والتطور. باستخدام البيانات المجمعة من التحليل الوظيفي، يمكن لإدارة الموارد البشرية تحديد احتياجات الشركة وهيكلتها وتطوير خطط العمل الخاصة بها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام نتائج التحليل الوظيفي في إعداد خطط التوظيف والإعداد للتدريب والتطوير للموظفين لتحقيق أهداف الشركة بشكل أفضل. ومن خلال تحليل المتطلبات المهارية والمعرفية لكل وظيفة، يمكن لإدارة الموارد البشرية إعداد خطط استراتيجية لتطوير المهارات والقدرات لدي الموظفين، مع الإشارة إلى الطرق الأكثر فعالية والأكثر صلة بالعملية الإنتاجية. وهذا ما يجعل استخدام نتائج التحليل الوظيفي في تطوير استراتيجيات إدارة الموارد البشرية ضرورياً لأي شركة ترغب في تحقيق النجاح والتفوق في مجال الأعمال.