تعتبر إدارة الوقت والتحكم في دوام الموظفين من أهم جوانب إدارة الموارد البشرية، ولا شك أن نظام الحضور والانصراف الآلي هو الحل الأمثل لتلك المتطلبات. فمن خلال استخدام هذا النظام يمكن للشركة اعتماد كافة الأساليب المتاحة لتوثيق حضور وانصراف الموظفين، بالإضافة إلى متابعة الاستغلال الأمثل للوقت في العمل. ولكن ما هي الخطوات التي يجب اتباعها لتفعيل هذا النظام في الشركة؟ تابع معنا لتعرف أكثر عن تطبيق نظام الحضور والانصراف الآلي في شركتك.

1. مقدّمة: ما هو نظام الحضور والانصراف الآلي؟

نظام الحضور والانصراف الآلي هو نظام يستخدم في الشركات والمؤسسات لتسجيل حضور وانصراف الموظفين بدقة وسرعة. يتم استخدام التكنولوجيا في هذا النظام لتحديد هوية الموظف وتسجيل وقت الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل والإجازات والغيابات. يعتبر هذا النظام من الحلول المهمة لأي شركة تحتاج إلى مراقبة وتتبع حضور وانصراف الموظفين بطريقة سريعة ودقيقة. بفضله، أصبح بإمكان إدارة الموارد البشرية تنظيم وقت الموظفين بكفاءة وسهولة والتركيز على المهام الأساسية دون الحاجة إلى الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة.

2. خطوة 1: اختيار برنامج مناسب للشركة

أى الخطوات الهامة لتطبيق نظام الحضور والانصراف الآلي في الشركة هي اختيار البرنامج المناسب. يتوجب على الشركة البحث عن برنامج يلائم متطلبات عملها و يتوافق مع مواقع الفروع و المكاتب و النظام الحالي المستخدم في الشركة. كما ينبغي أخذ بعين الاعتبار توافق البرامج المتاحة مع اللغة العربية، وسهولة التعامل معها و جودة التصميم و الخدمة الما بعد البيع. و يجب أن يكون البرنامج مرناً بما يكفي لتلبية احتياجات الشركة، و أيضا يقدم تقارير مفيدة و تحليلات دقيقة لتسهيل عملية اتخاذ القرارات في الشركة. عندما تختار الشركة البرنامج المناسب ، يمكن تعيين بيانات الموظفين و بيانات الدوام و عطلات الشركة والأجازات في البرنامج. يمكن للبرنامج أيضًا دعم الاتصال بالشبكة الداخلية و الاستفادة منها في تسجيل و تحميل بيانات الحضور و الانصراف. بتحديد برنامج مناسب للشركة، تقدم فوائد كبيرة مثل التقليل من الأخطاء البشرية وتحسين إدارة الشركة بشكل فعال وتقليل النفقات المالية.

3. خطوة 2: تحديد ورديات العمل والعطلات

تعد خطوة تحديد ورديات العمل والعطلات أساسية في نظام الحضور والانصراف الآلي في الشركات. يساعد النظام في تحديد الأوقات التي تعمل بها الشركة وأيام العطلات المختلفة، ويوفر للموظفين جدولاً يحتوي على أوقات الدوام وأيام العطلات والإجازات المتبقية لديهم.

يقول أحد المستخدمين لبرنامج الحضور والانصراف: “من السهل جدًا تحديد ورديات العمل بفضل نظام الحضور والإنصراف. لقد تمكنت من إدارة الوقت بشكل أفضل وتحسين إنتاجيتي في العمل.”

يساعد نظام الحضور والانصراف الآلي على تفادي الأخطاء في تحديد ورديات العمل والعطلات، وتوفير الوقت والجهد اللازمين لإدارة هذه المهام بشكل يدوي. يمكن استخدام برنامج الحضور والانصراف لتحديد ورديات العمل بشكل تلقائي وسريع ومرن، مما يوفر العديد من المزايا للشركات.

4. خطوة 3: تركيب وبصمة الموظفين على الجهاز

إن تركيب جهاز حضور وانصراف الموظفين يعد الخطوة الأساسية لتطبيق هذا النظام في شركتك. يمكن لهذا الجهاز توثيق الحضور والانصراف بدقة عن طريق بصمة اليد أو بطاقات الحضور والانصراف. وحتى يتم تشغيل النظام بشكل صحيح، يجب تركيبها بشكل جيد وفقًا للتعليمات. وفيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لتركيب وبصمة الموظفين على الجهاز بنجاح:

– تأكد من توافق الجهاز مع شبكة الحاسوب في شركتك.
– فحص العتاد والبرامج المتعلقة بالجهاز و التأكد من سلامتها وانه لا يحوي فيروسات.
– قم باختيار بصمة الموظفون وتسجيلها بالجهاز، بما في ذلك الاسم والرقم التعريفي للموظفين
– استخدم البرنامج المرفق مع الجهاز لإعداد قواعد الحضور والانصراف التي تتوافق مع احتياجات شركتك، بما في ذلك تحديد الفترات المختلفة للعمل والإجازات.

في النهاية، نقترح عليك استشارة أحد المتخصصين في المجال لتركيب الجهاز وضمان إعداد جميع الضبط اللازم لتشغيله بالشكل الصحيح والحصول على افضل استفادة منه. كما يتميز نظام الحضور والانصراف بالبصمة بالكثير من المميزات التي تجعله الخيار الأفضل في تطبيق النظام في شركتك.

5. خطوة 4: تحديد قواعد الحضور والانصراف الآلي

بما أن تقنية أجهزة الحضور والانصراف الموظفين تساعد في تسهيل التحكم في الوقت المستغرق في العمل، يصبح من السهل تجنب الوقوع في الأخطاء والمشاكل التي كانت تحمل الشركات الأعباء المالية. ولكن من المهم معرفة كيف تريد شركتك أن تتم إدارة حضور وانصراف الموظفين بالكامل. لذلك يجب تحديد القواعد واللوائح التي تريد تطبيقها في نظام الحضور والانصراف الآلي، هذه اللوائح يمكن تحديدها وفق المتطلبات الخاصة بشركتك.

– يجب تحديد الأوقات التي سينبغي فيها للموظف حضور العمل ، وكذلك الوقت الذي يفترض فيه مغادرة الموظف للعمل.

– يجب حساب وقت الإجازات والعطلات والمرضى بما يتماشى مع لوائح الشركة وسياسات الموارد البشرية.

– يجب التحقق من أن أنظمة الحضور والانصراف المستخدمة تدعم اللغات التي يستخدمها الموظفون في الشركة.

– تحديد عدد الورديات والأيام التي يشترط فيها حضور الموظف و التي يمكنه فيها الحضور اختياري.

– يمكن تغيير قواعد الحضور والانصراف لتتناسب مع وظائف الموظف وكذلك تغيير النظام لتتناسب مع المتطلبات.

يجب الالتزام بتنفيذ اللوائح و القواعد التي تم تحديدها بعناية و بكل دقة و دون تسامح في حال عدم الالتزام بتلك القواعد الواضحة.

6. خطوة 5: تسجيل الحضور والانصراف الآلي

تعد خطوة تسجيل الحضور والانصراف الآلي من أكثر الخطوات أهميةً في تطبيق نظام الحضور والانصراف الآلي في شركتنا. وبفضل استخدام أجهزة حضور وانصراف الموظفين التي تعتمد على بصمة اليد أو بطاقات الحضور والانصراف، لن يكون هناك أي مجال للخطأ أو التلاعب في حضور وغياب الموظفين. ومن خلال برنامج البصمة، يمكننا إضافة وردية أو أكثر وتسجيل وقت الحضور والانصراف بدقة. ويمكننا أيضًا إعداد ورديات الحضور والانصراف بشكل منفصل والتحكم بكل ما يخص الوقت بكل سهولة ويسر من خلال برنامج الحضور والانصراف. حيث يمكننا معرفة ومتابعة أيام الغياب وساعات العمل الفعلية التي قام الموظف بها وكذلك الساعات الإضافية بكل سهولة.

7. خطوة 6: حساب ساعات العمل والعطلات والإجازات

ثمّر برنامج الحضور والإنصراف الآلي في شركتك بالإمانية الفريدة لحساب ساعات العمل والعطلات والإجازات بكلّ سهولة ودون جهد إضافي. يمكنك مع ذلك مراجعة سجلّات الموظفين وتحديد ساعات الموظفين الفعليّة والإضافيّة والمتأخرة دون الحاجة إلى الاعتماد على البيانات اليدويّة المملّة والمُتعبة. كلّ ذلك يتم بسهولة ودقّة بفضل قوائم الحضور والإنصراف والعطلات وأنواع الإجازات المُخصّصة في نظام الحضور والإنصراف. ويُضيف برنامج إدارة النظام طريقة فعّالة ومناسبة للعمل مُبنية على البصمة، من شأنها أن تفيدك عند حساب ساعات العمل والإجازات بشكل سلس وتُمْكِنك من مُتابعة تاريخ الحضور والإنصراف للموظفين. وكما يُمكن الحصول على تقارير مفصّلة عن غيابات وتأخيرات الموظفين ليتسنّى لك تحليل البيانات واتخاذ القرارات المناسبة.

8. خطوة 7: إعداد تقارير الموظفين والغيابات والتأخيرات

إعداد تقارير الموظفين والغيابات والتأخيرات هي خطوة حاسمة في عملية التحكم في وقت العمل وتحسين إنتاجية الشركة. يمكن لبرنامج الحضور والانصراف بالبصمة توليد تقارير تفصيلية عن موظفي الشركة بسهولة وفعالية. يمكن الاطلاع على عدد ساعات العمل الفعلية وأي أيام الغياب والتأخيرات، مما يجعل من الأسهل تحليل الأداء العام للموظفين وتحديد أي مشاكل تحتاج للتصحيح.

يقول أحمد، مدير قسم الموارد البشرية: ” إن إعداد التقارير يساعد في الحفاظ على الانضباط في دوام الموظفين وتعزيز الانتاجية. يوجد العديد من الأوجه التي يمكن أن تساهم في تحسين ظروف العمل، ومن بينها تقارير الحضور والانصراف المفصلة التي يتم إنتاجها باستخدام برنامج الحضور والانصراف بالبصمة”.

باستخدام هذه المعلومات، يمكن للشركات تحديد أي موظف يثبت استمرارية الغياب أو التاخير عن الدوام، واتخاذ الإجراءات المناسبة في هذه الحالات. ويمكن أيضًا استخدام تقارير الحضور والانصراف في مناقشات الترقيات وتحديد المكافآت. لذا، يجب تحديد أنواع التقارير التي يجب إنشاؤها، لإدارة المحتوى الاحترافي والجودة على المدى الطويل.

9. خطوة 8: ربط الحضور والانصراف بنظام الرواتب

خطوة 8: ربط الحضور والانصراف بنظام الرواتب هي الخطوة الأخيرة لضمان قياس دقيق لساعات العمل والتحكم في رواتب الموظفين بشكل أتوماتيكي. يمكن ربط برنامج الحضور والانصراف بنظام الرواتب باستخدام قواعد البيانات المشتركة، مما يقلل من الأخطاء اليدوية في إدخال بيانات الحضور والانصراف، وفي نفس الوقت يوفر وقتًا ثمينًا للشركة والموظفين. ويتيح الربط بنظام الرواتب استخلاص معلومات حية عن عمل الموظفين، ويتيح لإدارة الموارد البشرية الحصول على معلومات دقيقة عن الأداء الفردي والجماعي للموظفين، مما يوفر للشركة الكثير من الوقت والجهد في إدارة رواتب الموظفين. كما يمكن أيضًا توليد تقارير وإحصائيات دقيقة حول ساعات العمل الفعلية ونظام الرواتب الخاص بالشركة. وباعتماد نظام الحضور والانصراف الآلي، يصبح إدارة موارد الشركة أسهل وأكثر فعالية في تنظيم ساعات العمل وإدارة الموظفين.

يقول مراد بولغيط، مدير العمليات في شركة “أفاقي لتقنية المعلومات”: “نحن نعتمد بشكل كبير على نظام الحضور والانصراف الآلي في إدارة شؤون موظفينا، فهو يتيح لنا الحصول على معلومات دقيقة عن ساعات العمل وإدارة الرواتب بشكل أكثر فعالية وسرعة. بفضل ذلك، نحن قادرون على تحسين أداء الشركة وعملياتها، والحفاظ على رضى الموظفين والعملاء”.

10. الخاتمة: الاستفادة الكاملة من الحضور والانصراف الآلي.

بعد الحديث عن نظام الحضور والانصراف الآلي بالتفصيل، يمكن الآن الحديث عن الاستفادة الكاملة منه. فهذا النظام يتيح لأصحاب الشركات والمؤسسات ضبط دوام موظفيهم بشكل محكم ومراقبة تزامهم بالوقت بدقة. وذلك يعود بالنفع على العملية الإنتاجية والتطوير اليومي للعمل في الشركات. كما يمكن استخدامه في حساب الرواتب والمكافآت والعلاوات بشكل دقيق وبدون أي خطأ. ومن خلال توفير تقارير دورية عن الحضور والانصراف، يمكن التعرف على الأداء الفردي للموظف وتنمية مهاراته وتطويره. يمكن هنا استخدام الأدوات التحليلية المتاحة وقياس الإنتاجية وتحديد الخلافات المتعلقة بالعمل وضبطها بدقة. علاوة على ذلك، فإن النظام يساعد على تقليل الإجراءات الإدارية اليومية وتقليل الوقت الذي يستغرقه عمل هذه الإجراءات وتوفير الجهد والوقت وخفض مصاريف العمل، وإضافة التنظيم الجيد للعمل.