جمع معلومات التحليل الوظيفي

جمع المعلومات اللازمة لتحليل الوظائف هي عملية أساسية في كثير من الشركات والمؤسسات لتقييم الأداء وتعزيز فرص التطوير المستقبلية. تشمل هذه العملية جمع مجموعة متنوعة من المعلومات، بدءًا من وصف الوظيفة وصولًا إلى طبيعة المهام المشتركة والخبرات المطلوبة. في هذا المدخل، سنستكشف كيف يتم جمع معلومات التحليل الوظيفي بأساليب فعالة، ما هي رؤى التحليلات المنتجة، وأهمية البيانات في تطوير استراتيجية تحسن أداء فرق العمل.

1. تعريف تحليل الوظائف

تعني عملية تحليل الوظائف جمع المعلومات المتعلقة بكل وحدة وظيفية داخل المؤسسة أو الشركة وتفصيل مهام واجباتها وتحديد متطلباتها وأهميتها بالنسبة لبقية الوظائف. يهدف التحليل الوظيفي إلى تحقيق أهداف المنظمة الأم وأهداف وحدة العمل المحددة. فالتحليل الوظيفي هو عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بعمليات ومسؤوليات وظيفة معينة. يتم ذلك من خلال طرق مختلفة، كالمراقبة والدراسة الأدائية وأخذ العينات العملية والمقابلة والملاحظة والاستقصاء وحتى المفكرة اليومية. وتأتي أهمية تحليل الوظائف من التعرف على متطلبات الوظيفة وأدواتها والمهارات اللازمة لتنفيذها، وهي أساسية لإنتاجية العمل وتقسيم المسؤوليات وتحسين جودة العمل في الشركات والمؤسسات.

2. ما يشمله تحليل الوظائف

تتضمن عملية تحليل الوظائف جمع وتحليل المعلومات المتعلقة بواجبات ومسؤوليات الوظيفة، والمهارات والمعارف والخبرات اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح، وكذلك تحديد المتطلبات الأخرى مثل ظروف العمل والعلاقات الوظيفية المختلفة. تشمل أيضًا معلومات عن الشخصية التي يتمتع بها شاغل الوظيفة، وبيئة العمل، والاهتمامات والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة بكفاءة. من خلال جمع هذه المعلومات، يمكن للشركات تحديد مواصفات الوظائف واختيار أفضل المرشحين لتلك الوظائف في المستقبل. وبالتالي، فإن تحليل الوظائف يُعد أحد الأدوات الرئيسية التي تستخدمها الشركات للحفاظ على نجاحها وتحقيق هدفها في النمو والريادة في المجال الذي تعمل به.

3. طرق جمع معلومات التحليل الوظيفي

تهدف هذه الجزء من المدونة إلى التركيز على طرق جمع معلومات التحليل الوظيفي. يجب على محللي الوظائف استخدام عدة طرق لجمع المعلومات المطلوبة، وتحديد الطريقة الأكثر فعالية لاتخاذ قرارات واضحة حول المهام والمسؤوليات المطلوبة لملء الوظيفة.
طريقة المقابلة تمثل طريقة بسيطة وسريعة لجمع المعلومات، في حين يمكن استخدام الاستبيانات الكتابية لسؤال الموظفين عن مهامهم وأدائهم الوظيفي. استخدام الملاحظة والاستقصاء، باتباع طريقة المراقبة، تسمح لمحللي الوظائف بالتعرف على التفاصيل الصغيرة والمعلومات التي قد تغيّر تفاصيل الوظيفة. في النهاية، تعتبر تحليل الوظائف وجمع معلوماته شيئًا حيويًا لضمان اختيار المرشح المثالي للوظيفة ولتعزيز أداء الفريق ككل في المؤسسة.

4. طريقة المراقبة

تعتبر طريقة المراقبة إحدى أسهل وأسرع الطرق في جمع المعلومات المتعلقة بالوظيفة في عملية تحليل الوظائف. يتم في هذه الطريقة ملاحظة الموظفين أثناء أدائهم للمهام وتسجيل أي ملاحظات حولهم. وبالنظر إلى أنها تعتمد على الملاحظة المباشرة للعمليات والتفاعلات التي يتم فيها أداء الوظيفة، فإنها توفر فرصة لاكتشاف بعض المعلومات التي قد لا تكون واضحة في نموذج مكتوب. ويمكن أن تساعد المعلومات التي تستمد من هذه الطريقة في تفصيل كيفية أداء الوظيفة وماهية المهارات والقدرات التي يحتاجها الفرد لتحقيق الأداء المثالي في الوظيفة. علاوة على ذلك، فإن الوصول إلى هذه المعلومات يتيح للشركة فرصة لتحديد مدى ملاءمة أعضائها للوظائف المطلوبة وتحديد أي مهارات قد يحتاجها الموظفين في المستقبل. تعد طريقة المراقبة، إلى جانب الطرق الأخرى في جمع المعلومات المتعلقة بالوظائف، إحدى الأدوات الضرورية لجعل تحليل الوظائف دقيقا وشاملا. ولهذا السبب، فإن تحليل الوظائف يعد أمرا بالغ الأهمية بالنسبة للشركات لتحقيق أداء مثالي لأنشطتها ورفع مستوى أدائها.

5. دراسة أداء وظيفي

تعتبر دراسة أداء الوظيفي جزءًا أساسيًا من عملية تحليل الوظائف، حيث تمكن الشركة من تحديد مدى فعالية الوظائف والموظفين في تنفيذها. يتضمن ذلك تحليل تفصيلي لمتطلبات الوظيفة ومقارنتها بالأداء الفعلي للموظف، وتحديد النواقص والمشاكل في أدائه ومقابلتها مع الأداء المطلوب. هذا الجزء يسمح للشركات بإدخال التغييرات وتوجيه العاملين بشكل أفضل، وتعزيز تنمية وتحسين الأداء الوظيفي. وبالتالي يتم تعزيز المنظومة العاملة للشركة وتحقيق أهدافها بفعالية أكبر.

6. أخذ عينات العمل

طريقة أخذ عينات العمل هي إحدى الطرق المستخدمة في جمع معلومات التحليل الوظيفي، حيث يتم اختيار عدد من الموظفين من مختلف الأقسام في الشركة لإجراء دراسة دقيقة لوظائفهم وتحليل أدائهم. يتم اختيار هذه العينات بطريقة علمية وعشوائية، وتحتاج هذه الطريقة إلى وقت وجهود لضمان جودة النتائج المستخلصة. ومن خلال هذه الطريقة، يمكن للمحلل الوظيفي إنشاء مجموعة عينات تشمل جميع الفئات الوظيفية في الشركة وتوفير فهم شامل للعمليات الأساسية والتقدير المنهجي للأداء الوظيفي. وتعد طريقة أخذ العينات أحد الأساليب المهمة في تحليل الوظائف وتقدير أدائها في الشركات الحديثة.

7. المقابلة

تعد المقابلة إحدى أهم طرق جمع المعلومات المتعلقة بتحليل الوظائف، إذ تساعد هذه الطريقة على تحليل مهام العمل بشكل أكثر دقة. يتم في هذه المرحلة الحصول على معلومات حول المهام الوظيفية والمهارات المطلوبة وكذلك التحديات التي ينبغي مواجهتها في العمل. يمكن استخدام أساليب المقابلة المباشرة وغير المباشرة لتجميع المعلومات الأساسية، حيث يتم الإجابة على عدد من الأسئلة المعينة من قبل مدير تحليل الوظائف. يمكن للمستخدمين استخدام المقابلة بعدة أساليب، منها المقابلات الهاتفية والإلكترونية والشخصية، وكل ذلك يعتمد على ما يتلاءم مع نوع العمل وطبيعته. لا يمكن للمقابلة الحصرية أن توفر جميع المعلومات المطلوبة، لذا فمن المستحسن الاستخدام الجمعي لتقنيات تحليل الوظائف للحصول على المزيد من البيانات المفيدة.

8. الملاحظة والاستقصاء

تعتبر طريقة الملاحظة والاستقصاء من بين الطرق الأساسية لجمع المعلومات في عملية تحليل الوظائف. وبالرغم من أنها تعد من أبسط الطرق إلا أنها فعالة في جمع المعلومات والبيانات التي تتعلق بكل وظيفة في الشركة. تتطلب هذه الطريقة ملاحظة الموظفين وتركيز كبير على أدائهم للمهام والواجبات التي يقومون بها، وذلك لجمع المعلومات اللازمة حول المسمى الوظيفي واجباته والمؤهلات اللازمة للعمل فيها والظروف التي يتعاملون معها. يمكن استخدام هذه الطريقة بتقديم أسئلة محددة للموظفين أو بحثها بشكل عام أثناء أدائهم للوظيفة. يجب العلم بأنه يمكن استخدام هذه الطريقة بالتوازي مع طرق أخرى من أجل جمع معلومات شاملة حول الوظائف. ويؤكد التحليل الوظيفي على أهمية تفحص المعلومات والتأكد من صحتها واكتمالها.

9. المفكرة اليومية

تُعد المفكرة اليومية من أفضل الطرق المتاحة لجمع المعلومات المتعلقة بتحليل الوظائف، حيث يمكن للشاغلين للوظائف تدوين جميع الأنشطة التي يقومون بها يوميًا. وعند جمع هذه المعلومات، يمكن تحديد الواجبات الأساسية والمساعدة في تحسين عمليات العمل وتسجيل التحسن في الأداء. وكما تم ذكره سابقاً، فإن التحليل الوظيفي يساعد الشركات في تحسين أدائها وزيادة الإنتاجية والربحية، ولذلك، تعد المفكرة اليومية إضافة قيمة لجمع المعلومات المطلوبة في تحليل الوظائف.

10. أهمية تحليل الوظائف في الشركات.

تعد أهمية تحليل الوظائف من الأمور الحيوية والأساسية التي يجب أن تأخذها الشركات بجدية. فعند أداء هذه العملية، يمكن للشركة أن تصمم الوظيفة بشكلٍ يعكس الهدف المطلوب منها، كما أن تحليل الوظيفة يمنح معلومات دقيقة وشافية حول العمل الذي يجب القيام به، وبالتالي يمكن للشركة أن تقيم الأفراد وتشخص أدائهم بشكلٍ محدد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديد ما إذا كان التحليل الوظيفي يضمن معايير عالية للأداء والجودة، والمساعدة في توفير الإمكانيات للموظفين لتحسين أدائهم الوظيفي. يجب أن يكون التحليل الوظيفي جزءًا لا يتجزأ من خطة إدارة الموارد البشرية للشركة، حيث يعد أحد تلك الأدوات اإلدارية الرئيسية، التي يمكن استخدامها لتحسين الأداء والاستفادة من مهارات الموظفين بشكلٍ أفضل.