في عالم أصبحت فيه الاجتماعات الافتراضية هي المعيار الجديد، من المهم معرفة كيفية إدارة اجتماع فعّال عن بُعد. سواء كنت مديرًا يقود فريقًا أو زميلًا في العمل يتعاون في مشروع، فإن نصائحنا لاستضافة اجتماعات افتراضية منتجة ستساعدك على تحقيق أقصى استفادة من تجربة العمل عن بُعد. اذا هيا بنا نبدأ!
1. التحضير الجيد للاجتماعات عن بعد.
لضمان نجاح اجتماعات العمل عن بعد، يجب التحضير الجيد قبل بدئها. يمكن للمشاركين في الاجتماعات التحضير بما يلي: تحديد موضوعات الاجتماع المراد مناقشتها، وإرسال جدول الأعمال قبل الاجتماع، وتجهيز المستندات والملفات اللازمة للمناقشة، والتأكد من توافر الأدوات اللازمة للحضور عبر الإنترنت. إلى جانب ذلك، يفضل أن تكون هناك مكان هادئ وخاص للاجتماع، وإطفاء الجوال والتأكد من عدم تشغيل أي مصادر للضوضاء أثناء الاجتماع. تحضير الاجتماع بشكل جيد يسهل من تفاعل المشاركين ويجنب أي تأخيرات أو انقطاعات في الاتصال.
2. استخدام غرف اجتماعات افتراضية.
استخدام غرف الاجتماعات الافتراضية هو أحد أهم الأدوات التي يجب استخدامها أثناء العمل العن بعد. وتعد Microsoft Teams و Zoom و Skype for Business بمثابة منصات مفيدة للاجتماعات الافتراضية وتتيح إمكانية التواصل بسهولة مع زملاء العمل والعائلة والأصدقاء على الجهاز الذي تختاره. فهذا النوع من الاجتماعات يتيح الفرصة للمشاركة في الاجتماعات من أي مكان في العالم، واستخدام الصوت والصورة في الاتصالات الافتراضية يعزز من تجربة الاجتماع ويوفر المزيد من المرونة في العمل. كما أن استخدام غرف الاجتماعات الافتراضية يساعد في تحقيق الاعتمادية والكفاءة في الاتصالات المؤسسية، إذ توفر القدرة على الوصول إلى العديد من أفراد الفريق بسهولة وفي وقت قصير، وهذا يوفر ساعات عمل ثمينة ويزيد من الإنتاجية في الفريق.
3. إدارة الاجتماعات الفردية بفعالية
تتطلب الاجتماعات الفردية عن بُعْد إدارة فعالة للوقت والمحتوى. ولتحقيق ذلك، يجب أولاً التحضير بشكل جيد للأجتماع وتحديد موضوعاته المحددة وأهدافه، ثم تنظيم الجدول الزمني وتحديد مدة كل موضوع. ومن أجل تحسين مستوى الاتصال، يمكن إستخدام التطبيقات المختلفة للمحادثة والمشاركة بالملفات الرقمية، وإضفاء بعض المرح والإيجابية على جو الاجتماع. وأخيراً يجب مراجعة صورة أجلام التي تم مناقشتها، فتدوين الملاحظات والتأكد من تعيين موعد للاجتماع القادم. بتنفيذ هذه الممارسات، يمكن تحقيق نجاح الاجتماعات الفردية عن بُعْد والإستفادة الكاملة منها في بيئة العمل عن بعد.
4. تخطيط جدول الأعمال وإدارة الوقت.
يعد تخطيط جدول الأعمال وإدارة الوقت أحد العوامل الأساسية في إنجاح الاجتماعات عن بعد. يجب على المشاركين في الاجتماع إرسال جدول الأعمال مقدمًا متضمنًا النتائج التحديات التي سيتم العمل عليها وتوقعات النتائج المنتظرة. كما يوصى باستخدام تطبيقات Google لإجراء الاجتماع بسلاسة ومرونة. يجب التركيز على إدارة الوقت بالشكل الصحيح حتى يكون هناك وقت كافي لمناقشة كل نقطة في جدول الأعمال بشكل جيد ودقيق. من المهم أيضًا مراجعة ما تم تحقيقه في الاجتماع وتحليل النتائج المحصلة لتحديد مدى نجاح الاجتماع.
5. الاجتماعات الفردية والجماعية.
عندما يجري العمل عن بعد، يصبح من الصعب جمع فريق الموظفين بشكل دوري. لذلك، تعد الاجتماعات الفردية والجماعية أدوات مهمة لضمان التواصل الفعال وتحديد الأهداف المشتركة وتقييم الأداء. ينصح الخبراء في هذا المجال بالتأكد من تحديد الأدوار والمسؤوليات بدقة، وتوفير الفرصة الكافية للتواصل بين أعضاء الفريق. وبالنسبة للأجتماعات الفردية، فهي تساعد في تحديد التحديات التي تواجه كل موظف بشكل شخصي، ومساعدتهم على تطوير أدوارهم الوظيفية. في المقابل، تساعد الأجتماعات الجماعية في تحليل التحديات الكبرى وتطوير إستراتيجيات العمل الفعالة. بالتأكيد، يجب أخذ الوقت الكافي لإعداد جدول الأعمال المناسب وتحديد الأهداف والأسئلة التي يجب النظر فيها خلال الاجتماعات. ويمكن استخدام تطبيقات جوجل لإجراء الاجتماعات عبر الإنترنت وتسهيل تنسيق الأعمال وحفظ مذكرات الاجتماعات. إدارة الاجتماعات الفردية والجماعية بفعالية يمكنها أن تحول الاجتماعات إلى تجربة ممتعة وإنتاجية للشركات الصغيرة.
6. تطبيقات Google للاجتماعات عبر الإنترنت.
تمتلك Google Meet تطبيقاً فعالاً للإجتماعات عبر الإنترنت، حيث يمكن إعداده للإتاحة التعلّم عن بُعد للمعلّمين والطلاب. ويتميز بإمكانية عقد الاجتماعات عبر الإنترنت مجانًا، وجودة اتصال مميزة لعقد الاجتماعات بسلاسة. في إضافة إلى ذلك، يتيح للمستخدمين مشاركة ألف شخص في الاجتماع الواحد، وتقديم عروض تقديمية مميزة. إذا كنت ترغب في ارتقاء اجتماعاتك المهمّة عبر الإنترنت إلى مستوى أعلى، فلا تتردد في استخدام تطبيق Google Meet المضمون لجعل اجتماعاتك فعالة وناجحة.
7. إدارة اجتماعات العمل عن بعد.
إدارة اجتماعات العمل عن بُعْد هي إحدى الخطوات الأساسية لنجاح عملك عن بعد. يُنصح بالتخطيط الجيد من خلال تحديد موعد الاجتماع وجعله مُلزَماً لجميع المشاركين وتحديد مدة الاجتماع وجدول الأعمال والمواد التي سيتم مناقشتها. كما يُفضل استخدام تطبيقات الاجتماعات الافتراضية، مثل Google Meet أو Zoom أو Skype، وضبط الإعدادات لضمان جودة الصوت والصورة. يُنصح بتأكيد الحضور قبل الموعد المحدد ومشاركة الملفات والوثائق التي سيتم مناقشتها في الاجتماع. أيضاً، يجب الاهتمام بمعلومات الحسابات والرموز السرية وضمان أن تكون هذه المعلومات محمية. اختيار بيئة ملائمة وهادئة للإجتماع أمر مهم، وأخيراً ينصح بتقديم تقرير مُلخص للموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع لضمان فهم الجميع للاستراتيجيات المتفق عليها.
8. جعل الاجتماعات أكثر ديناميكية.
تعتبر جعل الاجتماعات أكثر ديناميكية هي الخطوة الحاسمة لجعل الاجتماعات عن بُعد أكثر فعالية. يمكن تحقيق ذلك عبر إضفاء بعض المرح والابتكار في جو الاجتماع، مثلاً، من خلال إضافة بعض الأنشطة التفاعلية أو المناقشات الجانبية، وهذا يساعد على جلب انتباه الجميع وإبقائهم متصلين ومتفاعلين طوال الوقت. بجعل الاجتماعات أكثر ديناميكية، يمكن أن يشعر المشاركون بالراحة والارتياح والتفاعل بطريقة إيجابية. لأن جو التفاعل ديناميكي يُشجع تدفق الأفكار بصورة أكبر ويُسهل عملية التواصل والتفاهم بشكل أفضل. لذا، ينبغي تحقيق التوازن بين الخطورة والروتين والابتكار والديناميكية في الاجتماعات عن بُعد.
9. الأسئلة المناسبة والتعامل مع التحديات.
فيما يتعلق بالأسئلة المناسبة والتعامل مع التحديات، ينصح بتوجيه الأسئلة الواضحة والمفصلة لمعرفة رؤية وآراء الفريق. كما يجب التركيز على حل المشاكل والتحديات بطريقة فعالة وبناءة، حتى يتم الوصول إلى نتائج إيجابية. وينصح بالتعامل مع التحديات بصورة إيجابية والتفكير في كيفية تحويل الصعوبات إلى فرص للنمو والتطوير. علاوة على ذلك، يجب الاستعداد لاحتمالية وجود مشكلات في الاتصال وحلها بطريقة سريعة وفعالة. بالتأكيد، تمثل الأسئلة المناسبة والتعامل الجيد مع التحديات جزءًا أساسيًا من إدارة فريق العمل الفعالة، وهي وسيلة رائعة لضمان النجاح في العمل عن بعد.
10. ما بعد الاجتماع وتقييم النجاح.
بعد انتهاء الاجتماع، ينبغي على الشركة تقييم نجاح الاجتماع ومدى تحقيقه لأهدافه المحددة. يمكن تحديد هذا الأمر من خلال وضع الأهداف والخطط القابلة للقياس مسبقًا، وتقييم درجة تحقيقها بعد انتهاء الاجتماع. ينبغي أيضاً التأكد من استيفاء جميع الأوراق الضرورية خلال الاجتماع والإجابة على جميع الأسئلة التي طرحها الموظفون بصورة وافية. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي إعداد ملخص للأعمال الهامة وتحديد الخطوات التالية التي ينبغي اتباعها، وتوزيع هذا الملخص بين المشاركين في الاجتماع. وأخيرًا، يتعين التأكد من استجابة أي شكاوى أو مشاكل قد تكون قد ظهرت خلال الاجتماع، واتخاذ الإجراءات اللازمة للتعامل معها ومنع حدوثها مستقبلًا.
