من الأمور الهامة التي يجب على أي شخص يسعى للعمل في مجال الإدارة والموارد البشرية فهمها جيداً، هو مفهوم التحليل الوظيفي. يعتبر هذا المفهوم عاملاً أساسياً في إدارة الموظفين وتحسين أداءهم، حيث يتركز حول فهم وتحليل تفاصيل الوظائف والأدوار المطلوبة لتلك الوظائف. يساعد التحليل الوظيفي في تحديد المتطلبات الأساسية لكل وظيفة، وكذلك المعرفة بالمؤهلات والخبرات التي تضطلع بها كل وظيفة. من خلال هذا المقال سنتعرَّف على مصطلح “التحليل الوظيفي” بشكل أكثر تفصيلًا، بالإضافة إلى تأثيراته على إدارة المؤسسات وتقدير قيمة كادر العمل.
1. ما هو التحليل الوظيفي؟
التحليل الوظيفي هو عملية منهجية ومهمة للغاية في إدارة الموارد البشرية، حيث يهدف إلى تحديد وتفصيل جميع المتطلبات اللازمة لأداء الوظيفة بشكل فعال. يشتمل التحليل الوظيفي على جمع وتحليل المعلومات الخاصة بأداء المهام والوظائف المختلفة، بما في ذلك المسؤوليات ومتطلبات المؤهلات والمهارات والخبرات اللازمة لأداء الوظيفة بكفاءة. إذ يوفر التحليل الوظيفي للمؤسسات والشركات دراسة شاملة لكل وظيفة بحيث يمكن استخدامها في تصميم وصف الوظيفة، وتطوير خطط التوظيف والتدريب والتطوير، وتحسين الأداء الوظيفي للموظفين في المؤسسة.
2. لماذا يُجرى التحليل الوظيفي؟
تعتبر عملية التحليل الوظيفي أساسية في إدارة الموارد البشرية، فهي تساعد الشركات في فهم وتحليل الوظائف التي يتم شغلها من قبل الموظفين، وتحديد المهارات والمؤهلات التي يجب أن يتمتع بها الموظفون لتنفيذ تلك الوظائف بنجاح. ولذلك، تساعد عملية التحليل الوظيفي في تحديد الأهداف الأساسية للشركات في التعرف على احتياجات المنظمة من الموارد البشرية وتحديد الخطط المستقبلية لتحسين أداء الموظفين. كما تساعد في تصميم الوظائف المناسبة لتلبية احتياجات المنظمة وتوفير الوقت والجهد في عملية البحث عن الموظف المناسب لكل وظيفة. علاوة على ذلك، تساعد في تحسين كفاءة الموارد البشرية في المنظمة وزيادة إنتاجيتها ورفع مستوى جودة الخدمات والمنتجات التي تقدمها. ومن هنا، فإن العملية المنهجية للتحليل الوظيفي تعتبر جزءاً أساسياً من استراتيجية الموارد البشرية التي يعتمد عليها النجاح العملي لأي منظمة.
3. ما هي عناصر التحليل الوظيفي؟
تعد عناصر التحليل الوظيفي أساسية في فهم وتحديد الوظائف ومسئوليات المهام المطلوبة من الموظفين. تشمل هذه العناصر جمع المعلومات حول المتطلبات الأساسية للوظيفة، وتسجيل المسئوليات والمهام التي يجب أن يقوم بها المتقدم للوظيفة، وكذلك تحديد المعايير والمقاييس اللازمة لتحقيق الأهداف الوظيفية. يعتبر تحليل الوظائف عملية دقيقة ومهمة لضمان اختيار الموظفين المناسبين وضمان الأداء الفعال في المنظمة. علاوة على ذلك، فإن العناصر الرئيسية للتحليل الوظيفي تساعد في إنتاج وصف وظيفي دقيق ومفصل، وتوفير التعليمات الفعالة والدقيقة لتنفيذ المهام والأداء الوظيفي بكفاءة وفعالية.
4. ما هي أهمية وجود وصف وظيفي مفصل؟
يعتبر وجود وصف وظيفي مفصل لكل وظيفة في الشركات ذو أهمية بالغة، فهو يساعد على تقسيم وتوزيع المهام والمسؤوليات بشكل محدد حسب الاختصاصات المطلوبة لكل وظيفة. كما يوضح المعايير التي يجب أن يتحلى بها الموظف لتحقيق الأهداف العامة للشركة، ويساعد في تحديد المهام المتطورة والتي يمكن توكيلها للموظفين الذين لديهم الكفاءة والمهارة المناسبة. كما يوفر وصف الوظيفة للموظفين نظرة شاملة على ما يتوقع منهم تحقيقه أثناء أداء عملهم، ويساعدهم في تقييم أدائهم الشخصي والتطوير المستمر له. علاوة على ذلك، يساعد وصف الوظيفة في إدارة التعويضات والمكافآت والتقييم الوظيفي، كما يسهل عملية التوظيف واختيار الموظفين الأكثر تأهيلاً للوظيفة المعروضة. لذلك يجب على الشركات الاهتمام بإعداد وصف وظيفي مفصل ومحدث بشكل دوري لكل وظيفة في الشركة.
5. كيف يُنجز عملية التحليل الوظيفي؟
تُعد عملية التحليل الوظيفي عملية جوهرية في تحديد معلومات الوظيفة وفهمها بشكل كامل. وتنطوي العملية على تحليل وتوثيق جانبي الوظيفة والمؤهلات والمهارات التي يحتاجها الفرد لأدائها بكفاءة. ومن المهم أيضاً توثيق المهام الأساسية والوظائف التي تشكل العمل الحقيقي والأساس للمنظمة. يتم جمع هذه المعلومات عادة عبر دراسة الموظفين الحاليين، واستبيانات، ومقابلات شخصية لتحليل مخرجات الوظائف بغية تحديد المتطلبات الأساسية للحصول على الأداء الأمثل للوظيفة. يوفر التحليل الوظيفي دلائلًا حقيقية على الأداء والمؤهلات والمهارات التي ستساعد في تعيين الموظف المناسب للوظيفة. بمساعدة التحليل الوظيفي، يمكن لأي شركة تحديد أفضل طريقة لتطوير مهام العمل الحالية والتدريب المتعلق بها.
6. ما هي الأدوات والتقنيات اللازمة في التحليل الوظيفي؟
تحقق الأدوات والتقنيات من أهمية كبيرة في عملية التحليل الوظيفي. يمكن استخدام عدد من الأدوات المختلفة لإجراء التحليل، من بينها اسلوب الاستقصاءات الذي يستخدم في البيانات الخام والإحصائيات والمعلومات التي يحصل عليها المحلل من الموظفين أو العمال عن طريق الاستبيانات. كما يمكن استخدام الطريقة الشخصية، والتي تشمل المقابلة والملاحظة. وفي هذه الطريقة تقوم الإدارة بمقابلة الموظف أو العامل شخصياً أو مراقبته للإجابة على جميع الأسئلة ويرصد أداؤهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام المنهج الوظيفي، والذي يشتمل على تمثيل العمليات وتحليل المهام وتقييم الأداء من خلال دراسة الوظائف الحالية وطريقة تنفيذ المهام وتحديد المهارات المطلوب توافرها للقيام بالعمل بكفاءة. يستطيع ربط نتيجة التحليل الخاص بأداء الموظفين بأداء الشركة، وذلك لإيجاد النتائج التي من شأنها تحسين استخدام الموارد البشرية وزيادة العائدات.
7. كيف يُساعد التحليل الوظيفي في تطوير خطة التوظيف؟
يُساهم التحليل الوظيفي في تطوير خطة التوظيف بشكل كبير، إذ يساعد الشركات في فهم احتياجاتها وتحديد المهارات والخبرات التي تتطلبها الوظيفة المراد شغلها. وعندما يتم تحديد هذه الاحتياجات، يصبح من السهل جذب الأشخاص الذين يتوافقون مع هذه المتطلبات وتوظيفهم. كما يساعد التحليل الوظيفي في تحديد المهام المتعلقة بالوظيفة وتحديد المتطلبات العملية والفنية لشغل هذه الوظيفة. وعلى هذا الأساس، يمكن للشركات تصميم إعلانات الوظائف والترويج لها بشكل أفضل وأكثر فاعلية. علاوة على ذلك، يمكن للشركات أن تحدد جداول زمنية ونطاقات الأجور للوظائف المعلن عنها وفقًا للمتطلبات الفعلية للوظيفة. انتقاء الموظفين المناسبين من خلال عملية التوظيف يساهم في تحسين أداء العاملين وبالتالي تحقيق الأهداف المرجوة للشركة.
8. كيف يُساعد التحليل الوظيفي في تطوير خطط التدريب والتطوير؟
يعتبر التحليل الوظيفي من الأدوات الهامة في تطوير خطط التدريب والتطوير للموظفين، حيث يتم عمل تحليل شامل للعمليات والمهام التي يقوم بها العاملون في المنظمة. يتم من خلال هذا التحليل تحديد مهارات ومعارف العاملين الحالية، ومقارنتها مع المهارات والمعارف التي تحتاجها المنظمة في المستقبل. وعلى هذا الأساس، يتم تصميم خطط تدريبية وتطويرية تهدف إلى تعزيز مهارات الموظفين وتطوير قدراتهم في العمل. كما يساهم التحليل الوظيفي في تقديم بيانات دقيقة حول احتياجات التدريب والتطوير في المنظمة بشكل عام، ويسمح للإدارة باتخاذ قرارات استراتيجية في هذا الشأن. وعندما يتم تنفيذ خطط التدريب والتطوير بنجاح، سيتمكن الموظفون من تحسين أدائهم، وستتحسن كذلك كفاءة المنظمة في المستقبل.
9. كيف يُساهم التحليل الوظيفي في تقوية الأداء الوظيفي للموظفين؟
يمكن أن يساعد التحليل الوظيفي في تقوية الأداء الوظيفي للموظفين عن طريق تحديد المتطلبات القياسية لكل وظيفة وتحديد المهارات اللازمة للقيام بها بنجاح. و باستخدام هذه المعلومات، يمكن تطوير برامج تطوير الأداء الوظيفي وتدريب الموظفين في المهارات اللازمة لتنفيذ مهام الوظيفة بنجاح. لذلك يُمكن للشركات الاعتماد على تحليل الوظيفي لتحسين أداء الموظفين، الذي ينعكس في نوعية الخدمات والمنتجات التي يتم تقديمها وتحقيق رضا العملاء وزيادة التنافسية في السوق.
10. ما هي الأهداف الأساسية للشركات في الاعتماد على التحليل الوظيفي؟
تُعتبر عملية التحليل الوظيفي أحد الأدوات الرئيسية التي تعتمدها شركات الموارد البشرية في تحقيق أهدافها ورؤيتها المستقبلية، فهذه العملية تُمكّن الشركة من تحديد وصف وظيفي واضح لكل موظف وتحديد مهامه ومسؤولياته بشكل دقيق. كما يساعد التحليل الوظيفي على القيام بعملية التوظيف بنجاح، حيث يتحدد من خلاله الملامح الرئيسية للشخصية التي تحتاجها الشركة لملء الوظيفة المعنية. كما يُمكن عن طريق التحليل الوظيفي تحديد المهارات والخبرات اللازمة للعاملين في الشركة لتحسين أدائهم وتطوير قدراتهم وزيادة إنتاجيتهم. وبالتالي، فإن الهدف الأساسي من استخدام التحليل الوظيفي هو تحصيل القيمة المضافة والتحسين المستمر لأداء الموظفين والشركة بأكملها.
