هل تبحث عن طرق لتحسين إدارة حضور موظفيك؟ هل أنت قلق من أن الموظفين قد “ينفصلون” أثناء عملهم المفترض؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن منشور المدونة هذا يناسبك! لقد قمنا بتجميع قائمة شاملة بإجراءات مراقبة الحضور التي يمكن أن تساعدك على ضمان حضور فريقك وإنتاجيته.
مقدمة في إدارة الحضور
الغرض من نظام مراقبة الحضور هو ضمان وجود الموظفين في أماكن عملهم في الوقت الصحيح وعدم أخذهم إجازة غير مصرح بها. يساعد نظام مراقبة الحضور في تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل وبعيدًا عن المكتب. من خلال تسجيل هذه المعلومات، يمكن لنظام إدارة الحضور أن يوفر سجلاً مفصلاً لعملية العمل وكشوف المرتبات.
هناك العديد من الفوائد لاستخدام نظام إدارة الحضور. على سبيل المثال، يمكن استخدامه لتسهيل عملية عمل كشوف المرتبات والإجازات والتنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يوفر نظام إدارة الحضور الرقمي نفاذية كبيرة، مع مراعاة جميع الأشياء. ومع ذلك، هناك أيضًا بعض الميزات الرئيسية التي يجب تضمينها في نظام مراقبة الحضور. تتضمن هذه الميزات التسجيل الدقيق لوقت العمل والإجازات، وعملية جمع البيانات القوية، والقدرة على تتبع تحركات الموظفين.
الإبلاغ عن الحضور وحفظ السجلات
يعد الحفاظ على التحكم الفعال في الحضور أمرًا ضروريًا في أي منظمة. باتباع الإجراءات الموضحة في هذا الدليل، ستتمكن من تسجيل عمل الموظف والإبلاغ عنه وأوقات المغادرة بدقة وتقليل مخاطر شكاوى الموظفين.
تتمثل الخطوة الأولى في مراقبة الحضور في وضع السياسات والإجراءات التي تحكم الحضور. يتضمن ذلك تحديد نوع الحضور الضروري لكل منصب في المنظمة، وكذلك تحديد الحاجة للحضور في المنظمة. بعد ذلك، يجب عليك إنشاء وصيانة نظام سجل الحضور. يجب أن يتضمن هذا النظام سياسات وإجراءات مفصلة وأنواع السجلات اللازمة لإدارة الحضور. أخيرًا، يجب عليك المصادقة بشكل دوري على دقة سجلات الحضور الخاصة بك إلى مكتب مراقب الدولة. باتباع هذه الخطوات البسيطة، ستتمكن من إدارة حضور الموظفين بفعالية.
ترك الإدارة
تعد إدارة حضور الموظفين مهمة مهمة في أي مؤسسة. باتباع بعض الإجراءات البسيطة، سيكون نظام إدارة الإجازات الخاص بك أسهل في الإدارة وأكثر دقة في تتبع حالات غياب الموظفين.
أولاً، من الضروري تسجيل الدخول والخروج من العمل كل يوم. يمكن القيام بذلك باستخدام نظام آلي، والذي سيتتبع أيضًا استخدام الإجازات. بعد ذلك، يجب عليك إدارة استخدام الإجازة باستخدام نظام إدارة الإجازات. يجب أن يتضمن هذا النظام أحكامًا لتسجيل وقت وسبب أخذ الإجازة، وكذلك توثيق سبب الإجازة. أخيرًا، قم بالإبلاغ عن جميع حالات غياب الموظفين واستخدم هذه المعلومات للمساعدة في التحكم في الحضور في المستقبل. باتباع هذه الإجراءات البسيطة، ستتمكن من إدارة حضور الموظفين بشكل أكثر فعالية وتجنب مشكلات التغيب المكلفة.
عملية الإخطار بالغياب
عندما يتغيب الموظف، من الضروري أن يخطر مديره في أقرب وقت ممكن. باتباع إجراءات الإخطار الموضحة أدناه، ستكون الإدارة قادرة على تتبع حالة الموظف واتخاذ أي إجراء ضروري.
يعد الإبلاغ عن الغياب وحفظ السجلات مسؤولية الإدارة، ويجب أن يتم ذلك في نظام شفاف لغرض مراقبة الحضور وإدارته والإبلاغ عنه. من أجل ضمان اتباع نهج عادل ومنصف للحضور، يتعين على جميع الموظفين اتباع إجراءات الإخطار الموضحة أدناه.
إذا تغيب الموظف بسبب مرض أو حادث، فيجب عليه أولاً إخطار مديره عبر الهاتف. إذا كان الغياب بسبب حالة طارئة، فيجوز للموظف حذف الإشعار عبر الهاتف. إذا كان الغياب بسبب المرض، يجب على الموظف أيضًا تقديم نموذج إبلاغ عن الغياب مكتمل وموقع (M44). إذا كان الغياب بسبب حادث، يجب على الموظف أيضًا تقديم نموذج الإبلاغ عن الحادث مكتملًا وموقعًا (M45). يمكن الحصول على نماذج الإبلاغ عن الغياب من الموارد البشرية أو من مكتب Worksafe York. بمجرد استلام الإدارة للنماذج، سيتصلون بالموظف لمناقشة سبب الغياب وأي إجراء ضروري. إذا منعت حالة الطوارئ الإدارة من الاتصال بالموظف في غضون 24 ساعة، فسيتم إجراء مكالمة هاتفية في أقرب وقت ممكن.
يجب اتباع إجراءات إدارة الغياب من أجل ضمان إخطار الموظفين بغيابهم في الوقت المناسب وعدم حجب الأجر نتيجة ضياع الوقت / الضياع بسبب المرض.
الغياب اللوم
من المهم أن يكون لدى مؤسستك سياسة مراقبة الحضور لضمان حضور الموظفين باستمرار لأداء وظائفهم. من خلال تتبع حالات الغياب وأسبابها، يمكنك تحديد أي أنماط قد تتسبب في تغيب الموظفين بشكل متكرر أكثر مما ينبغي. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود سياسة معمول بها تحدد حالات الغياب وتأثيرها على مؤسستك سيساعد في ضمان معرفة الموظفين بما هو متوقع منهم عندما يتعلق الأمر بالحضور. أخيرًا، تأكد من تسليم إجراءات مراقبة الحضور الخاصة بك بطريقة واضحة ومتسقة للموظفين حتى يفهموا أهمية التواجد في العمل.
عملية إنهاء تعديلات الإجازة
تعد عملية إنهاء تعديلات الإجازة لجميع الموظفين لفترة الحضور مهمة حاسمة يجب إكمالها من أجل ضمان تعويض الموظفين عن ساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع. لضمان معالجة مدفوعات الإجازات بدقة وسرعة، يجب اتباع الخطوات التالية:
1. القسم: يتلقى مدفوعات الإجازات
2. ناتج عملية الإنهاء عبارة عن بيان بالإجازات المختلفة وتعديلات LOP لجميع الموظفين لفترة الحضور.
3. يجب التحقق من مدخلات الإجازة مقابل وقت عمل الموظف الفعلي من أجل إجراء أي تعديلات ضرورية.
4. عند الحاجة إلى مزيد من النصائح للنظر في التعديل، يمكنك الاتصال بفريق الموارد البشرية و / أو خدمة الصحة المهنية التابعة للمجلس عبر رقم خدمة الصحة المهنية.
5. أخيرًا، يجب على الإدارة مراقبة غياب الموظفين من أجل إجراء التعديلات المناسبة على جدول العمل حسب الحاجة.
باتباع هذه الخطوات البسيطة، سيتمكن المديرون من إنهاء تعديلات الإجازات لجميع الموظفين والتأكد من تعويضهم عن ساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع.
فوائد نظام إدارة الحضور
تتمتع أنظمة إدارة الحضور بعدد من المزايا التي يمكن أن تحسن إنتاجية الموظف ودقته وامتثاله. فيما يلي أربعة من أبرز الأسباب لتطبيق نظام إدارة الحضور:
1. دقة محسنة
يمكن أن يساعد نظام إدارة الحضور المطبق بشكل صحيح في زيادة دقة سجلات الموظفين. ويرجع ذلك إلى قدرة النظام على تتبع حالات غياب الموظفين وتسجيل ساعات عملهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام أن يحسب تلقائيًا فترات العمل الإضافي وفواصل المناوبة، مما قد يؤدي إلى زيادة الدقة والدقة.
2. زيادة الإنتاجية
يمكن أن يساعد نظام إدارة الحضور المصمم جيدًا في زيادة إنتاجية الموظف. هذا لأنه يمكن أن يقلل الوقت اللازم لتسجيل ساعات عمل الموظفين والتحديثات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنه أيضًا أتمتة عملية إصدار سجلات الإجازات والرواتب. هذا يمكن أن يوفر الوقت والمال للشركات.
3. التوفير في التكاليف
يمكن أن يساعد نظام إدارة الحضور المصمم جيدًا في تقليل تكلفة تعويض الموظفين. هذا لأنه يمكنه أتمتة العديد من العمليات المتعلقة بتتبع حضور الموظفين. يمكن أن يشمل ذلك إصدار سجلات الإجازة والرواتب وحفظ الوقت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنه أيضًا توفير بيانات دقيقة لأغراض التقاضي.
4. الامتثال القانوني
تأخذ العديد من الشركات الامتثال القانوني على محمل الجد. هذا هو السبب في أن نظام إدارة الحضور الجيد يمكن أن يساعد في ضمان عمل الموظفين ضمن القانون. يمكن أن يساعد في تحديد أي انتهاكات محتملة واتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقًا لذلك.
تنفيذ إجراءات إدارة الحضور
عندما يتعلق الأمر بمراقبة الحضور، هناك عدد قليل من الإجراءات الرئيسية التي يجب اتباعها من أجل إدارة الموظفين بشكل فعال. أولاً، يجب استخدام أجهزة قراءة الشريط المغناطيسي لتتبع حضور الموظفين. هذا النظام سهل الاستخدام ويسمح للمديرين بتحسين عملية الإدارة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون هناك نظام مفصل لإدارة الحضور من أجل إدارة حالات غياب الموظفين بدقة. إذا كانت أي مستندات تتطلب الموافقة، فيمكن أن يساعد نظام إدارة الحضور الرقمي في تسريع العملية. أخيرًا، يشارك متخصصو الموارد البشرية في كل مستوى من مستويات تغيب الموظفين، لذلك من المهم أن يكون لديك سياسة مكتوبة.
خاتمة
في الختام، تعتبر إجراءات مراقبة الحضور ضرورية لأي عمل تجاري. من خلال تتبع ساعات عمل الموظفين بدقة، يمكن للمؤسسات ضمان حصول موظفيها على رواتبهم عن الوقت الذي عملوا فيه. علاوة على ذلك، من خلال تطبيق نظام قوي لإدارة الحضور، يمكن للمؤسسات تقليل فرص تغيب الموظفين.
