هل تبحث عن طرق لجعل عملك أكثر كفاءة؟ هل تحتاج إلى مساعدة في إنشاء الهياكل التنظيمية والتوصيف الوظيفي؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن منشور المدونة هذا هو ما تحتاجه تمامًا! سنوجهك خلال عملية تطوير الهياكل التنظيمية الفعالة ووصف الوظائف التي ستساعد عملك على إدارة أعمالك بسلاسة أكبر.
ما هي حاجة العمل؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الأعمال التجارية بحاجة إلى هيكل تنظيمي. تتضمن بعض الأسباب إنشاء سياسات وإجراءات وإدارة التوقعات وتحسين إنتاجية الموظف. من أجل إنشاء هيكل تنظيمي فعال، من المهم فهم احتياجات العمل. بمجرد تحديد الحاجة، يمكنك البدء في تطوير خطة تلبي هذه الحاجة.
هناك أربعة أنواع رئيسية من الهياكل التنظيمية: وظيفية، تقسيمية، مسطحة، ومصفوفة. لكل منها مزاياه وعيوبه. المنظمات الوظيفية هي النوع الأكثر شيوعًا، وهي تستند إلى فكرة أن كل موظف يؤدي مهمة واحدة محددة. هذا النوع من التنظيم فعال عندما يكون هناك خط واضح للسلطة وعندما يعرف جميع الموظفين دورهم ومسؤولياتهم. تشبه منظمات الأقسام المنظمات الوظيفية، لكن لديها المزيد من الأقسام داخل المنظمة. هذا النوع من الهياكل مفيد للشركات التي لديها منتجات أو خدمات متعددة. تشبه Flatarchies المنظمات التقسيمية، لكن ليس لها مستويات هرمية. جميع الموظفين متساوون في فلاتاركي، مما يجعله جيدًا للشركات ذات البيئات سريعة الخطى. تتشابه منظمات Matrix مع flatarchies، لكن لديهم فريق متعدد الوظائف بدلاً من الأقسام. هذا النوع من الهياكل جيد للشركات ذات المنتجات أو الخدمات المعقدة.
بمجرد تحديد حاجة العمل ونوع المنظمة التي تناسب تلك الحاجة، يمكنك البدء في تطوير وصف وظيفي لكل منصب في المؤسسة. يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي جميع المعلومات الضرورية حول الوظيفة، مثل المسؤوليات والمهارات المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يسرد الوصف الوظيفي أي متطلبات أو مؤهلات خاصة مطلوبة للوظيفة. أخيرًا، يجب أن يشير وصف الوظيفة إلى المدة التي سيستغرقها تعلم المهارات اللازمة للوظيفة.
باتباع هذه الخطوات، ستتمكن من إنشاء هيكل تنظيمي يلبي احتياجات عملك ويوفر مسارًا واضحًا للموظفين لاتباعه.
تحديد متطلبات العمل
من المهم تحديد كل دور في المنظمة ومتطلبات الوظيفة المقابلة. تبدأ هذه العملية بفهم الهيكل التنظيمي ودور الوحدة أو المكون. بعد اكتمال ذلك، من الضروري تحديد متطلبات العمل لكل وظيفة. أخيرًا، يجب كتابة الوصف الوظيفي بطريقة واضحة وموجزة تلبي هذه المتطلبات.
ISO 9001
الهيكل التنظيمي ومتطلبات الوصف الوظيفي
يجب أن يكون لدى المنظمات هيكل محدد بوضوح حتى تعمل بشكل صحيح. تحدد هذه البنية دور كل وحدة والعلاقة بينها. كما أنه يحدد مسؤوليات كل فرد داخل المنظمة. من أجل كتابة توصيف وظيفي فعال، من المهم فهم هذه المتطلبات.
ISO 9001
الهيكل التنظيمي ومتطلبات الوصف الوظيفي
تتمثل الخطوة الأولى في إعداد الهيكل التنظيمي في تحديد دور كل وحدة أو مكون. بعد ذلك، من الضروري تحديد متطلبات العمل لكل وظيفة. يمكن العثور على هذه المعلومات في رواتب السوق أو المنافسين أو احتياجات العملاء أو عوامل أخرى. بمجرد جمع هذه المعلومات، من الضروري كتابة وصف وظيفي واضح وموجز يلبي هذه المتطلبات.
متطلبات الدور الحالي
تواجه المنظمات اليوم حاجة مستمرة لتحديث التوصيف الوظيفي والهياكل التنظيمية من أجل تلبية الاحتياجات المتغيرة لموظفيها. من أجل البقاء في المنافسة، من المهم أن يكون لديك أوصاف وظيفية محدثة توضح بوضوح واجبات ومسؤوليات كل منصب. بالإضافة إلى ذلك، يجب تصميم الهياكل التنظيمية لدعم العمل الذي يقوم به الموظفون.
عند إعداد الوصف الوظيفي، من المهم مراعاة العوامل التالية: مهمة الشركة ورؤيتها وقيمها ؛ قطاع صناعة الشركة ؛ موقع الشركة وحجم الشركة. من المهم أيضًا تحديد مستوى الخبرة المطلوب لكل وظيفة، بالإضافة إلى متطلبات التعليم والتدريب. للتأكد من أن أوصاف وظيفتك دقيقة وحديثة، من الأفضل استخدام قالب أو نموذج تم إعداده بواسطة محلل الوظائف.
بالإضافة إلى إعداد الوصف الوظيفي، من المهم أيضًا استخدام الهياكل التنظيمية لدعم العمل الذي يقوم به الموظفون. يسمح التناوب الوظيفي، على سبيل المثال، للموظفين بتعلم مهارات جديدة واكتساب الخبرة في الأقسام المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تصميم جداول التناوب الوظيفي بحيث يعمل الموظفون بانتظام في أدوار مختلفة طوال حياتهم المهنية. باستخدام هذه الأنواع من الهياكل، يمكن للمؤسسات التأكد من أن موظفيها يتعلمون باستمرار وينموون داخل المنظمة.
بشكل عام، تعتبر التوصيفات الوظيفية والهياكل التنظيمية أدوات أساسية لضمان قدرة الموظفين على أداء وظائفهم بفعالية. من خلال إعداد هذه المستندات بعناية، يمكن للمؤسسات التأكد من أن موظفيها أعضاء سعداء ومنتجون في الفريق.
تحديد الأدوار الضرورية الجديدة أو المعدلة
عند إعداد الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي، من المهم مراعاة الأدوار التي ستحتاج إلى تعديل أو إنشاء أدوار جديدة. من المهم أيضًا تحديد المقاييس والمسؤوليات الرئيسية لكل منصب. علاوة على ذلك، يجب تضمين تدفقات المعلومات الهامة وعمليات صنع القرار في الوصف الوظيفي. باتباع هذه الخطوات، يمكن إنشاء هيكل تنظيمي فعال ووصف وظيفي.
المقاييس والمسؤوليات الرئيسية
عند تصميم الهيكل التنظيمي والتوصيف الوظيفي، من المهم مراعاة المقاييس الرئيسية التالية:
1. الكفاءة: يجب أن يكون تصميم الوظائف داخل الهيكل التنظيمي فعالاً قدر الإمكان حتى يتمكن الموظفون من أداء واجباتهم بأقل قدر من الانقطاع.
2. الفعالية: يجب أن يضمن تصميم الوظائف قدرة الموظفين على تحقيق أهداف المنظمة.
3. الكفاءة: يجب أن يعزز تصميم الوظائف تنمية مهارات الموظفين وقدراتهم.
4. الموثوقية: يجب أن يضمن تصميم الوظائف قدرة الموظفين على أداء واجباتهم دون أي اضطرابات.
من خلال أخذ هذه المقاييس الرئيسية في الاعتبار، يمكن للمؤسسة تصميم هيكل تنظيمي وظيفي وفعال وأوصاف وظيفية بنجاح.
تدفقات المعلومات الحرجة
يعد تدفق المعلومات الحرجة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي منظمة. بدون تدفق المعلومات المناسب، من الصعب اتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ المهام المناسبة. لضمان معالجة المعلومات وتمريرها بطريقة فعالة، من المهم تصميم المسميات الوظيفية والأدوار والمسؤوليات التي تعكس الهيكل التنظيمي وتدفق المعلومات الهامة داخل المنظمة.
باتباع هذه الإرشادات، يمكن للمديرين الوصول بشكل فعال إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات سليمة وتنفيذ المهام بكفاءة.
سلطة صنع القرار
عند إعداد الهيكل التنظيمي والتوصيف الوظيفي، من المهم مراعاة سلطة اتخاذ القرار داخل المنظمة. عادةً ما يتم توزيع هذه القوة بين مستويات مختلفة من السلطة، بدءًا من الرئيس التنفيذي وانتهاءً بالتسلسل الهرمي. من المهم التأكد من أن جميع الوظائف داخل المنظمة لها وصف وظيفي مطابق، مما سيساعد على ضمان أن الأشخاص المناسبين يتخذون القرارات الصحيحة. من خلال اتخاذ هذه الخطوات، يمكن للمؤسسة ضمان اتخاذ القرارات بطريقة سريعة الاستجابة وسلسة.
اعداد المخطط الهيكلي
عند إعداد مخطط تنظيمي أو توصيف وظيفي، من المهم مراعاة تدفق البيانات والمسؤولية وإعداد التقارير من أسفل إلى أعلى أو من أعلى إلى أسفل. من خلال تحليل هيكل الشركة، يمكنك تحديد الوظائف الأكثر أهمية والموظفين المسؤولين عن المهام. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يشير المخطط التنظيمي إلى تدفق البيانات والمسؤولية وإعداد التقارير من أسفل إلى أعلى أو من أعلى إلى أسفل.
هناك العديد من مصادر المعلومات التي يمكن استخدامها لإنشاء مخطط تنظيمي دقيق. ومع ذلك، فإن أحد أكثر المصادر موثوقية هو موقع الويب الخاص بالشركة. من خلال النظر إلى تخطيط الموقع وهيكله، يمكنك تحديد الأقسام الأكثر أهمية وكيفية ارتباطها ببعضها البعض. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون الأوصاف الوظيفية مفيدة في وصف مسؤوليات منصب معين. من خلال تقديم وصف مفصل للوظيفة، يمكنك المساعدة في جعل اتخاذ القرار الإداري أكثر فعالية.
من خلال إعداد مخطط تنظيمي وتوصيف وظيفي دقيق وحديث، يمكنك تعزيز التواصل واتخاذ القرارات بشكل أفضل داخل مؤسستك.
اعداد التوصيفات الوظيفية
هناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها من أجل إعداد التوصيف الوظيفي لمؤسستك. أولاً، ستحتاج إلى تحديد العمل الذي يجب القيام به من أجل إنشاء منصب جديد أو تعديل منصب موجود. بعد ذلك، ستحتاج إلى التأكد من أن واجبات الوظيفة دقيقة وتعكس العمل المطلوب بالفعل. أخيرًا، ستحتاج إلى العثور على مصدر دقيق لرواتب السوق أو المنافسين لشغل وظائف في مؤسستك. مع اكتمال هذه الخطوات، ستكون في طريقك إلى إنشاء توصيف وظيفي فعال لمكان عملك.
الاستفادة من التوصيفات الوظيفية
تعد الأوصاف الوظيفية جزءًا مهمًا من أي منظمة، ويمكن استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض. يمكن أن تكون مفيدة في التخطيط الوظيفي، وتوفير التدريبات، ووضع المتطلبات القانونية للامتثال. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تعكس توصيفات الوظائف الهيكل التنظيمي والمخطط التنظيمي، ويجب إعدادها بدقة لتعكس المنظمة الحالية أو المقترحة. إذا كان الموظف لا يستجيب للطلبات أو لا يفي بمسؤولياته، فقد يكون من المفيد توثيق ذلك مع الوصف الوظيفي.
