دليل برنامج المعاون

pic5

الموظفين

تعريف موظف :
يتم ادخال بيانات الموظفين عن طريق الضغط على رمز الموظفين الموجود بالقائمة الرئيسية للبرنامج كما هو موضح بالشكل التالى :
ستظهر لك شاشة " الموظفين " كما هو موضح بالشكل التالى :
pic5
ستظهر لك شاشة " الموظفين " كما هو موضح بالشكل التالى :

pic5
تنقسم هذه الشاشة الى خمسة تبويبات وهى " تبويب البيانات الشخصية " حيث يتم من خلاله ادخال كافة البيانات الشخصية بالاضافة الى بيانات الخاصة بالعمل لهذا الموظف ، و " تبويب المرفقات " الذى يحتوى على المرفقات الخاصة بملف الموظف من شهادات واوراق تعيين وخلافه ، و " تبويب الصور " والذى يتم من خلاله التقاط او ادراج صورة للموظف ، والجزء الاخر خاص بالصور المتعلقة بالموظف ، و " تبويب التقارير " والذى يحتوى على اهم التقارير المتعلقة بالموظف.

إدخال البيانات الشخصية للموظف :

pic5
نقوم بادخال اسم الموظف بادخال اسم الموظف بالكامل ويفضل التدرج فى ادخال بيانات الموظفين حيث من المفضل ادخال بيانات مديرى الفروع أولاً.
ثم يتم ادخال كود الموظف وهو الكود المعرف للموظف والمسجل على قاعدة بيانات اجهزة الحضور والانصراف بالشركة حيث من خلال هذا الكود يتم استيراد كافة سجلات وعمليات الحضور والانصراف المتعلقة بالموظف والمسجلة بأجهزة الحضور لقاعدة بيانات البرنامج لتحليلها واستخراج التقارير.
ثم ادخال بيانات مديرى الاقسام بمراعاة التسلسل الوظيفى من اعلى الى اسفل وبعد ذلك يتم تعريف بيانات باقى الموظفين.
ثم ندخل الرقم القومى وتاريخ انتهاء الرقم القومى وذلك فى حالة اذا كان الموظف الذى يتم تعريفه يحمل جنسية الدولة التى تتبع لها المؤسسة.
ادخال رقم جواز السفر وتاريخ انتهاؤه وهذا الاجراء هام فى حالة العمالة الاجنبية حيث سيتم اشعار ادارة المؤسسة بموعد تجديد جواز سفر الموظف.
ثم نكتب رقم الاقامة وذلك فى حالة تعريف العمالة الاجنبية.
ثم تاريخ انتهاء الاقامة.
بالاضافة الى رقم رخصة القيادة وتاريخ انتهاءها.
وبعد ذلك نحدد البيانات الخاصة بعنوان الموظف حيث نقوم بتحديد كل من :
الدولة من القائمة المنسدلة وهى مهمة فى حالة الرغبة فى ارسال اشعارات رسائل قصيرة SMS على رقم الجوال الخاص بالموظف .
المدينة محل اقامة الموظف والمنطقة التى يسكن بها . مع كتابة العنوان تفصيلياً فى خانة العنوان .
بالاضافة لادخال تليفون المنزل والهاتف الجوال او الموبايل . حيث سيتم استخدامه ايضاً فى خدمة اشعارات الرسائل القصيرة SMS المتوفرة بالبرنامج.
ثم نحدد نوع الموظف والحالة الاجتماعية .

ادخال البيانات الخاصة بالعمل :

pic5
تحديد الوظيفة :

pic5
يمكنك اختيار احد الوظائف من القائمة المنسدلة او اضافة وظيفة جديدة عن طريق الضغط على زر اضافة فتظهر شاشة تعريف الوظائف والتى تم شرحها فى اعدادات البرنامج فيمكنك من خلالها اضافة وظيفة جديدة او التعديل فى المسمى الوظيفى لاى وظيفة من الوظائف المضافة فى قاعدة البيانات .

تحديد الفرع :

pic5
يتم ادخال اسم الفرع التابع له هذا الموظف ويوجد فرع افتراضى اسمه " الفرع الرئيسى " وفى حالة الرغبة فى اضافة فرع اخر الى هذه القائمة يتم الضغط على زر إضافة . وهذا يفيد فى حالة ربط فروع الشركة بقاعدة بيانات واحدة .

pic5
فيجب عليك ادخال اسم الفرع وادخال مدير الفرع مع ادخال البيانات الاختيارية مثل الدولة التابع لها هذا الفرع وبالتالى تحديد المدينة والمنطقة وباقى البيانات الخاصة بالفرع من العنوان ، وتليفون الفرع ، ورقم الموبايل والفاكس والبريد الالكترونى .
مع العلم انه يمكن جعل الفرع نشط او ايقاف تنشيطه من خلال مربع الاختيار " الفرع نشط الموجود باسفل الشاشة " .

تحديد المدير المباشر :
يجب تحديد المدير المباشر للموظف الذى يتم تعريفه حتى يمكن للمدير المباشر للموظف متابعة تسجيل حضور وانصراف الموظف .

pic5
تحديد القسم :
يجب تحديد القسم التابع له الموظف الذى يتم تعريفه بالنظام وهذا مهم حتى يتم متابعة حضور وانصراف موظفى كل قسم على حدة من خلال التقارير المتوفرة بالبرنامج وهذا سنشير اليه لاحقاً فى التقارير . يتم ادخال اسم القسم الذى يعمل به الموظف وايضاً يوجد قسم افتراضى بالقائمة مسمى " بقسم عام " ويمكنك اضافة اقسام اخرى عن طريق الضغط على زر اضافة كما تعلمنا من قبل فى إجراء تعريف الاقسام من اعدادات البرنامج .

pic5
تحديد تاريخ التوظيف :
يجب تحديد تاريخ التوظيف أو تاريخ بدء العمل للموظف الذى يتم تعريفه لاول مرة وهذا هام جداً فى تحديد رصيد اجازات الموظف.

pic5

تاريخ ترك العمل :
يمكن استخدام هذا الاختيار فى حالة تحديد مدة العمل لموظف مؤقت بالشركة ، وايضاً فى حالة انتهاء فترة خدمة الموظف لاى سبب من الاسباب حيث يتم ادخال تاريخ ترك الموظف للعمل المكلف به.
وعندما يتم انهاء خدمة موظف ما من الشركة فيمكن الرجوع الى شاشة تعريف الموظف ليتم تحديد تاريخ ترك العمل لهذا الموظف حتى يتم ايقاف التعامل مع البيانات الخاصة بهذا الموظف فقم بتنشيط مربع التحكم الخاص بتاريخ ترك العمل ثم نقوم بتحديد التاريخ .

pic5
تحديد تليفون العمل والفاكس والبريد الالكترونى :
pic5
قم بادخال باقى البيانات المطلوبة وهى تليفون العمل والفاكس والبريد الالكترونى للموظف حيث يمكن استخدامه بعد ذلك فى خاصية الاشعارات عبر البريد الالكترونى.

تعريف بصمة الموظف :
يجب اضافة بصمة الموظف الى قاعدة البيانات للتعرف على الموظف عن طريق هذه البصمة فيما بعد ويتم اضافتها بالضغط على زر " اضافة بصمة " كما بالشكل التالى : pic5

ستظهر لنا الشاشة التالية :
pic5
يتم تعريف بصمة الموظف بالبصم اربع مرات باستخدام قارئ البصمة وبعد المرة الرابعة سيصبح زر " Save " نشط فنضغظ على " Save " وبذلك يتم حفظ بيانات بصمة الموظف وبذلك سيستطيع هذا الموظف بتسجيل الحضور والانصراف عن طريق البصمة التى تم تعريفها.

pic5
ويمكنك ايضاً ارفاق السيرة الذاتية للموظف مع بياناته عن طريق الصغط على زر " ارفاق السيرة الذاتية " . تحديد نظام الاجازات السنوية للموظف :
لابد من تحديد قالب الاجازات الخاص بالموظف الذى يتم تعريفه حتى يتم متابعة اجازات الموظف خلال سنة العمل طبقاً لقالب الاجازات المحدد له .

pic5
ويمكنك اضافة قالب اجازات جديد :
نقوم بالضغط على زر بجوار مربع الاجازات السنوية كما يظهر بالشكل التالى :

pic5
إضافة الرصيد الافتتاحى للاجازات :
بعد الانتهاء من تحديد قالب الاجازات للموظف ينبغى علينا ان نحدد الرصيد الافتتاحى لاجازات هذا الموظف حتى يتسنى لنا تحديد رصيد الاجازات الفعلى الذى يستحقه بداية من تاريخ بدء عمل النظام بالمؤسسة .
على سبيل المثال اذا تمت عملية تسجيل بيانات الموظفين على النظام فى شهر مايو وكانت بداية العمل بالبرنامج فعلياً فى الاول من يونيو فكيف يتم عمل الرصيد الافتتاحى لاجازات الموظفين ؟
أولاً : نقوم بالضغط على زر " اضافة الرصيد الافتتاحى للاجازات وبعدها ستظهر لنا رسالة تفيد بانه يجب حفظ بيانات الموظف اولاً حتى تستطيع استكمال هذا الاجراء اذا كنت متأكداً من بيانات الموظف قم بالضغط على زر " Yes " فى مربع الرسالة ستظهر لكل شاشة الارصدة الافتتاحية لاجازات الموظفين كما بالشكل التالى:
pic5

pic5

نقوم بتحديد الرصيد الافتتاحى لكل نوع اجازة حيث يستحق الموظف فى حالة تحديد قالب الاجازات " اجازات العاملين دوام كامل " سبعة ايام اجازة عارضة وعشرة ايام اجازة مرضية و خمسة عشرة يوماً اجازة اعتيادية خلال العام فيتم كتابة الرصيد المتبقى من الاجازات للموظف فى خانة الرصيد الافتتاحى وبعد ذلك نضغط حفظ لحفظ التغييرات كما بالشكل التالى :

pic5
وبالتالى يتم ظبط الارصدة الافتتاحية لجميع الموظفين بهذه الطريقة .
تحديد الكود السرى للموظف :
يمكن استخدام خاصية الكود السرى للموظف لتسجيل الحضور والانصراف كبديل لتجسيل الحضور والانصراف بالبصمة حيث يمكن استخدامها كاجراء احتياطى فى حالة حدوث عطل فى جهاز البصمة .

pic5

بعد الانتهاء من ادخال كافة البيانات التعريفية للموظف يمكنك اضافة اى ملاحظات تريدها للموظف فى خانة الملاحظات وبعد ذلك نقوم بجعل الموظف نشط بالضغط على مربع الاختيار " تنشيط " . وفى حالة ترك موظف للشركة فيمكنك جعله " موظف غير نشط " ليتم ايقاف التعامل معه وعدم ظهوره فى اى تقرير. وهذا الاجراء هو بديل لعملية الحذف النهائى وذلك حفاظاً على بيانات هذا الموظف والتى ربما نحتاج اليها مستقبلاً .

pic5

تفعيل خاصية الاشعارات الصوتية للحضور والانصراف :
وفر البرنامج خاصية هامة جداً وهى خاصية الاشعارات الصوتية للحضور والانصراف للموظف فيمكن التحكم فى تشغيلها او ايقافها من مربع الاختيار " تفعيل الاشعارات الصوتية للحضور والانصراف ".
وبذلك نكون قد قمنا بادخال كافة البيانات المطلوبة للموظف المراد تعريفه فنضغط على " حفظ " لحفظ هذه البيانات . ولادخال بيانات موظف جديد نضغط على " جديد " ولحذف بيانات موظف نضغط على " حذف " شرط ان لا يكون لهذا الموظف اى بيانات اخرى مرتبطة به فى سجلات الحضور والانصراف.

المرفقات :
pic5

المرفقات من الخصائص الهامة التى يوفرها برنامج المعاون والتى يتم من خلالها ارفاق الملفات الخاصة بالموظف مثل مصوغات التعيين وكافة الاوراق المتعلقة بالموظف حيث تكون هذه الملفات المرفقة بقاعدة البيانات هى بمثابة ارشفة للاوراق والمستندات وحفظها بمكان واحد بقاعدة بيانات واحدة مع الملف التعريفى للموظف مما يسهل عملية البحث واستدعاء البيانات فى اى وقت مما يوفر كثير من الوقت والجهد فى البحث عن هذه الملفات يدوياً .
ولارفاق ملف نقوم بالضغط على تبويب " المرفقات " ثم نقوم بكتابة اسم الملف ثم نحدد المسار الخاص بالملف من مستعرض الويندوز Windows Browser بالضغط على زر pic5 وبالتالى يتم فتح نافذة مستعرض الويندوز فيتم اختيار الملف المراد ارفاقه منها .
ولارفاق ملف نقوم بالضغط على تبويب " المرفقات " ثم نقوم بكتابة اسم الملف ثم نحدد المسار الخاص بالملف من مستعرض الويندوز Windows Browser بالضغط على زر وبالتالى يتم فتح نافذة مستعرض الويندوز فيتم اختيار الملف المراد ارفاقه منها .

pic5
فيظهر الملف المرفق فى الجزء السفلى من الشاشة كما بالشكل التالى :

pic5

ولتحميل الملف المرفق نقوم بالضغط على اسم الملف المشار اليه بالسهم ضغطة مزدوجة بزر الماوس الايسر D.Click فيتم تنشيط زر تحميل الملف المرفق المحاط بالدائرة بالشكل التالى :

pic5

فيتم فتح نافذة حفظ الملف بفتح مستعرض الويندوز Windows Browser ومنه تستطيع تحديد مكان حفظ الملف المرفق بجهاز الكمبيوتر حدد مكان حفظ الملف ثم اضغط Save .

pic5

الصور :
يمكن اضافة صورة شخصية للموظف من خلال تبويب صور فتظهر لنا الشاشة بهذا الشكل :

pic5

يمكنك ادراج صورة الموظف باكثر من طريقة كالتالى :
1- صورة من ملف عن طريق الضغط على زر إضافة فتظهر لنا شاشة مستعرض الويندوز فنقوم بتحديد الصورة ثم نضغط على زر open لادراج الصورة كما هو موضح بالشكل .

pic5

2- عن طريق الماسح الضوئى Scanner : يمكن اخذ صورة ضوئية من الصورة الشخصية للموظف عن طريق جهاز Scanner مباشرة من خلال الضغط على رمز الماسح الضوئى المشار اليه كما بالشكل :

pic5

3- عن طريق التقاط صورة مباشرة باستخدام كاميرا ديجيتال او كاميرا ويب مثبتة بجهاز الكمبيوتر عن طريق تفعيل الخاصية بسحب زر التفعيل جهة اليمين لتصبح الخاصية نشطة كما هو موضح بالشكل التالى :

pic5

ولالتقاط صورة الكاميرا نقوم بالضغط على زر التقاط pic5 لحفظ الصورة ويمكن حفظ الصورة الملتقطة على الجهاز باستخدام زر pic5

التعديل فى بيانات موظف معرف مسبقاً:
يمكنك التعديل فى بيانات الموظفين المعرفين بالنظام فى اى وقت عن طريق استخدام رمز البحث الموجود اعلى شاشة الموظفين pic5 كما هو موضح بالشكل التالى : pic5

فتظهر لنا شاشة البحث والتى من خلالها يتم البحث عن الموظف المراد الوصول اليه كما يظهر بالشكل التالى :

pic5
فيمكنك البحث بواسطة اى بيان شخصى بملف الموظف كاسم الموظف او الرقم القومى أو اى بيان آخر من البيانات التعريفية للموظف وذلك بفتح القائمة المنسدلة " البحث بواسطة " فتظهر لنا البيانات المتاحة الاستخدام للبحث عن الموظف كما بالشكل التالى :

pic5
فيمكنك البحث باسم الموظف او الرقم القومى او اى بيان من البيانات المتاحة فى القائمة.
ثم تحديد معامل البحث من القائمة المنسدلة " معامل البحث " باختيار احد الاختيارات المتاحة من القائمة كالتالى :

pic5
وبعد ذلك نحدد القيمة لمعامل البحث فى خانة القيمة فمثلاً اذا اردنا ان نبحث عن موظف باسم " احمد عصام " ولا نتذكر الاسم كاملاً فنقوم بتحديد البحث بواسطة اسم الموظف ثم نحدد معامل البحث " يحتوى على " ثم نحدد القيمة ثم نضغط على بحث كما هو موضح بالشكل التالى :

pic5
pic5
ثم بعد ذلك نقوم بالضغط ضغطة مزدوجة D.Click على الاسم فى جدول البيانات الذى يظهر بالاسفل فيتم استدعاء البيانات فى شاشة الموظفين كما هو موضح بالشكل التالى :

pic5
تقارير الموظف :
pic5
يمكنك عرض مجموعة من التقارير الخاصة بموظف معين مثل تقرير مواعيد العمل ورصيد الاجازات وكشف الغياب والحضور والانصراف نموذج ( ب ) والحضور والانصراف نموذج ( ج ) والعطلات الرسمية فما عليك الا ان تقوم بالبحث عن الموظف باستخدام اداة البحث ثم بعد ذلك نقوم بالضغط على التقرير المراد عرضه لهذا الموظف فنلاحظ ظهور اسم الموظف فى فلتر البحث بشكل تلقائى وبعد ذلك نحدد باقى البيانات ثم نضغط على زر عرض .

pic5
pic5
تطبيق الجوال :
يمكنك ربط الجوال الخاص بالموظف بقاعدة بيانات البرنامج حتى يتمكن من متابعة الاجراءات الخاصة بالموظف من تسجيل حضور وانصراف ومتابعة التأخرات ورصيد الاجازات والغياب واجراءات اخرى متوفرة بالبرنامج .
ولكى يتم ربط البرنامج بتطبيق الموظف فبعد تعريف كافة البيانات للموظف يتم فتح التبويب الخاص بتطبيق الجوال فى شاشة الموظفين.
فتظهر لك الشاشة وبها زر لانشاء أو تحديث مفتاح الربط وهو عبارة عن QR Barcode يتم قراءته من خلال الجوال باستخدام برنامج قارئ الباركود الخاص بانظمة تشغيل Android وبعد قراءته يتم ربط الهاتف الجوال الخاص بالموظف بقاعدة البيانات بالبرنامج حتى يتم تزويد الموظف بالمعلومات اللازمة له لمتابعة عملية تسجيل الحضور والانصراف والاجازات والغياب ... الخ .

pic5
ولانشاء مفتاح الربط للهاتف الجوال الخاص بالموظف فنقوم بالضغط على زر " انشاء / تحديث مفتاح الربط " فيمكن ان تظهر لنا رسالة تفيد بانه لم يتم تعريف اعدادات بيانات الجوال فيطلب منك تعريفها لكى يتم انشاء مفتاح الربط وذلك فى حالة عدم ضبط اعدادات ربط الجوال قبل هذا الاجراء اما اذا تم ضبطها من قبل فيتم اظهار مفتاح الربط مباشرة دون ان تظهر هذه الرسالة .

pic5
ويمكنك ارساله عبر البريد الالكترونى للموظف بالضغط على زر " ارسال عبر البريد الالكترونى " بهذا يتم ربط تطبيق المعاون AlmoawenEm بالملف التعريفى للموظف حتى يتم عرض التقارير والمعلومات المراد متابعتها من قبل للموظف .

pic5

شركاؤنا

  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc