دليل برنامج المعاون

pic5

إعدادات البرنامج

ضبط إعدادات البرنامج :
لكى نبدأ العمل بنظام المعاون لابد اولاً من ضبط اعدادات البرنامج او النظام باتباع ترتيب معين حتى يصبح من السهل التعامل مع البرنامج فيما بعد . فنقوم بالضغط على قائمة اعدادات البرنامج فيظهر لنا شريط ادوات القائمة بهذا الشكل :
pic5
تعريف الوظائف :
قبل الشروع فى العمل مع النظام يجب اولاً تحديد المسميات الوظيفية بالمنشأة او المؤسسة فنضغط على رمز الوظائف من شريط ادوات قائمة اعدادات البرنامج فتظهر لنا شاشة تعريف الوظائف كالتالى :
pic5
فنقوم بكتابة المسمى الوظيفى المطلوب اضافته مع ملاحظة اذا كانت هذه الوظيفة ستقوم باعمال اشراف ومتابعة على مجموعة من الموظفين فيجب ان يتم تنشيط الاختيار الخاص بهذا الاجراء قبل اتمام عملية الحفظ حتى يتسنى استخدام الموظف الذى يقوم باعمال هذه الوظيفة كمدير مباشر لمجموعة موظفين اسفل منه فى الهيكل الوظيفى . ويتم ادخال تعريف جميع الوظائف من خلال هذه الشاشة حتى يتسنى لنا اختيار هذه المسميات عند التعامل مع اجراء تعريف الموظفين
ويمكنك ايضاً من خلال هذه الشاشة البحث عن مسمى وظيفى والتعديل فيه وايضاً امكانية حذف مسمى وظيفى شرط ان لا يكون موظفين تابعين لهذا المسمى . وبعد الانتهاء من اضافة الوظيفة الجديدة نضغط على حفظ .
تعريف الاقسام :
نضغط على رمز الاقسام فتظهر لنا شاشة تعريف الاقسام كما بالشكل التالى :
pic5
نقوم باضافة جميع اقسام المؤسسة او المنشأة حتى يتم اضافة الموظفين الى هذه الاقسام عند تعريف الموظفين حتى يصبح من السهل الحصول على معلومات وتقارير خاصة بالحضور والانصراف لقسم معين دون عن باقى الاقسام .
قوالب الاجازات :
ماذا يقصد بقوالب الاجازات ؟
يمكن تحديد اكثر من قالب اجازات لموظفى المؤسسة فيمكن على سبيل المثال تقسيم اجازات العاملين الى قالبين اساسيين " قالب اجازات عاملين دوام كامل " ،" قالب اجازات عمالة موسمية " ويمكن اضافة عدد غير محدود من القوالب على حسب كل مؤسسة.
ولاضافة قالب اجازات نضغط على رمز قوالب الاجازات فتظهر لنا شاشة قوالب الاجازات بهذا الشكل :
pic5
نكتب اسم القالب وليكن " اجازات عاملين دوام كامل .
pic5
انواع الاجازات :
ثم نحدد نوع الاجازة فيمكنك اختيار الاختيار الافتراضى من القائمة وهو اجازة عارضة او اجازة بدل راحة أو اضافة نوع اجازة جديد من خلال زر اضافة .
pic5
فتظهر لنا شاشة " انواع الاجازات " والتى من خلالها يتم كتابة الاجازة المراد اضافتها وليكن اجازة اعتيادية مع تحديد اجراء هام وهو موافقة الادارة على منح هذ الاجازة للموظف حيث يمكن استخدام الاجراء فى حالة اذا كانت للمؤسسة قواعد معينة لقبول الاجازات فمن ثم يمكن الاستعانة بهذا الاجراء حتى لا يقوم البرنامج بتسجيل يوم الغياب اجازة بشكل تلقائى قبل موافقة الادارة على منحها . وفى حالة اذا كان نظام الاجازات المتبع بالمؤسسة يعتمد على ترحيل الاجازات المتبقية الى الاعوام التالية فما عليك الا ان تنشط مربع الاختيار " يتم ترحيل الايام المتبقية الى السنة الجديدة " . pic5

ويمكنك التعديل فى اى نوع من انواع الاجازات بالضغط على زر " بحث " فيتم عرض الانواع المتاحة فقم باختيار احدها فتظهر لك شاشة الوظائف موضح به نوع الاجازة المراد التعديل فيه كما هو موضح بالشكل :

pic5

بعد اضافة انواع الاجازات نضغط حفظ لحفظ الاضافات والتغييرات بنجاح .
ثم بعد ذلك نحدد نوع الاجازات فنقوم بتحديد ايام كل نوع اجازة على حدة والضغط على زر اضافة ثم الضغط على " حفظ " اعلى الشاشة لحفظ التغييرات كما بالشكل التالى :
pic5

فيصبح قالب الاجازات المسمى بـ " اجازات عاملين دوام كامل " هو عبارة عن نوعين من الاجازات تمنح للموظفين خلال سنة العمل حيث يتم منح كل موظف7 ايام اجازة عارضة ، 15 يوم اجازة اعتيادية . وهكذا يتم تحديد باقى قوالب الاجازات بهذه الطريقة .

الفروع :
يتميز برنامج المعاون فى توفير امكانية اضافة فروع الشركة او المؤسسة وربط هذه الفروع مع بعضها بقاعدة بيانات واحدة حتى لو كانت فى اماكن بعيدة عن بعضها . فما عليك الا اضافة بيانات كل فرع فى هذه الشاشة ثم حفظ البيانات وتصبح هذه الفروع متاحة لاختيار احدها عند تسجيل الموظفين حيث سيكون لكل موظف الفرع الخاص به والمسجل عليه .
pic5

ربط الفرع :
هذا الاجراء هام جداً فى حالة تعدد الفروع للمؤسسة او المنشاءة حتى يتم ربط قاعدة بيانات البرنامج بالفرع المراد التعامل معه فقط حتى لا يظهر بيانات حضور وانصراف الموظفين فى باقى الفروع وذلك فى شاشة الحضور والانصراف الآلى .
فنقوم بتحديد الفرع المراد التعامل معه ثم نضغط حفظ مع العلم ان هناك امكانية تنشيط او عدم تنشيط فرع من الفروع المتاحة حيث عند عمل اغلاق لفرع من الفروع فيمكنك ايقاف التعامل معه بايقاف تنشيط هذا الفرع .
pic5

فنقوم بتحديد الفرع المراد التعامل معه ثم نضغط حفظ مع العلم ان هناك امكانية تنشيط او عدم تنشيط فرع من الفروع المتاحة حيث عند عمل اغلاق لفرع من الفروع فيمكنك ايقاف التعامل معه بايقاف تنشيط هذا الفرع .

المستخدمين:
pic5
يوفر برنامج المعاون امكانية اضافة اكثر من مستخدم للبرنامج مثل المستخدم " admin " والذى له جميع صلاحيات البرنامج ويمكنك اضافة اى مستخدم عن طريق شاشة المستخدمين بادخال البيانات الموضحة بالشاشة كما يلى :

الاسم : اسم المستخدم
اسم الدخول : وهو الاسم الذى سيتم ادخاله للدخول لقاعدة البيانات .
كلمة المرور : اى كلمة السر التى سيحددها لنفسه عند الدخول على حسابه .
تأكيد كلمة المرور : يجب ادخال كلمة المرور مرة اخرى لحفظ البيانات .

صلاحيات المستخدمين :
يتميز برنامج المعاون بامكانية تعدد المستخدمين للبرنامج ويمكنك تحديد صلاحيات وسماحيات كل مستخدم على حدة .

pic5
فيمكنك اختيار اسم المستخدم من قائمة المستخدمين ونجد ان الشاشة منقسمة الى جزئين الجزء الايمن يعرض به نوافذ البرنامج والجزء الاخر يتم فيه عرض الصلاحية المختارة لهذا المستخدم ويمكنك تحديد طريقة تعامل المستخدم مع هذه الشاشة من " مشاهدة الشاشة فقط أو اضافة جديد أو تعديل أو حذف أو طباعة " وهكذا يتم تحديد الصلاحيات لكافة المستخدمين بهذه الطريقة.

إعدادت التقارير
يمكنك التحكم فى شكل التقارير التى يتم استخراجها من قاعدة بيانات البرنامج من خلال شاشة التقارير.

pic5

pic5
وكما نلاحظ انه فى صفحة التقارير يوجد رأس وتذييل التقرير فيمكنك تغيير هذا الشكل على حسب الشعار الخاص بالمؤسسة او على حسب شكل المكاتبات المتعارف عليها بالمؤسسة .
pic5
فقم باختيار تبويب التقارير الرأسية وذلك لظبط رأس وتذييل صفحة التقرير الرأسى Portrait Report حيث يحتوى البرنامج على تقارير رأسية واخرى عرضية ولكل منها التنسيق الخاص بها .
ثم قم بتحديد الصورة التى سيتم استخدامها كرأس لصفحة التقرير ويفضل ان تكون ابعاد الصورة 745X150 حتى لا يؤثر حجم الصورة على تحميل التقرير او حجم قاعدة البيانات .
ولاختيار الصورة هناك ثلاثة اختيارات وهما :
مخصص : وذلك اذا كنت تريد ادراج صورة رأس تقرير مخصصة قمت بتصميمها باحد برامج معالجة الصور وترغب فى ان تظهر فى رأس كل صفحات التقارير الرأسية. فما عليك الا ان تضغط على الاختيار " مخصص " فتظهر لك رسالة كالتالى :

pic5
فيطلب منك البرنامج اختيار صورة للتقرير الرأسى فقم بالضغط على زر " Yes " فتظهر لك شاشة استعراض ملفات الكمبيوتر قم باختيار الصورة ثم اضغط على زر Open .

pic5
أو يمكنك اختيار الشكل الافتراضى للتقارير عن طريق الضغط على امر " افتراضى " . أو اذا اردت ان تكون صفحة التقارير بدون اى بيانات برأس الصفحة نختر الامر " فارغ " كما بالشكل التالى :

pic5
ويمكنك اضافة نص تذييل الصفحة بكتابة النص فى الجزء الخاص بنص تذييل الصفحة بحد اقصى 70 حرف كما بالشكل التالى :

pic5
ويمكنك اتباع نفس الاجراءات إذا اردت التعديل فى التقارير العرضية مع الاخذ فى الاعتبار انه يفضل ان تكون صورة رأس الصفحة ابعادها 1077 * 113 ويفضل ان يكون طول نص التذييل لا يزيد عن 120 حرف .

إعدادات المرفقات :
من المهم ان نقوم بضبط اقصى حجم للملفات المرفقة بقاعدة بيانات البرنامج سواء ان كان صور او ملفات حتى لا يتسبب حجم الملف فى بطئ تحميل قاعدة البيانات والحفاظ على المساحة التخزينية لها .

pic5

فيمكنك زيادة او انقاص حجم الملف على حسب طبيعة الملفات التى سيتم ارفاقها مع قاعدة البيانات .

إعدادات ربط الجوال :
يوفر نظام المعاون نظام مبتكر لمتابعة تسجيل حضور وانصراف الموظفين من خلال الهاتف او الجوال الذكى Smart Phone والذى يعمل بنظام تشغيل Android.
يتم ربط جهاز الجوال مع قاعدة بيانات البرنامج عن طريق ضبط اعدادات معينة كما تظهر بالشكل التالى :

pic5
حيث انه يتم كتابة اسم الخادم أو رقم IP الخاص بجهاز السيرفر او جهاز الكمبيوتر المستضيف لقاعدة البيانات الخاصة بالبرنامج مع ملاحظة انه يجب ان يكون رقم IP ثابت للجهاز حتى يتم الربط معه من اى مكان بالعالم عن طريق شبكة الانترنت. ويمكن الرجوع لمقدم خدمة الانترنت للحصول على رقم IP ثابت لهذا الجهاز او استخدام خدمة Cloud Database والتى توفرها شركة يو اي سيستمز لعملائها لاستضافة قاعدة البيانات على سيرفر خارجى للاتصال بها من اى مكان ولخدمة النسخ الاحتياطى الخارجى لقاعدة البيانات .
فنقوم بادخال اسم الخادم او رقم IP وليكن 192.99.99.112
ثم ادخال رقم المنفذ أو “TCP Port “ وهو الرقم 1433 .
ثم ادخال اسم المستخدم لقاعدة البيانات .
وكلمة المرور Password .
pic5
وهذه البيانات سوف يتم استخدامها فى حالة ربط تطبيق المعاون Almoawen Em والذى يعمل على نظام تشغيل Android وهو الخاص بالموظفين لمتابعة تسجيل الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل ومتابعة رصيد الاجازات وبعض الاجراءات الاخرى المتوفرة بالبرنامج والتى سنشير اليها لاحقاً.

إعدادات أجهزة البصمة ZK
من اهم مميزات برنامج المعاون هو التعامل مع اجهزة البصمة من النوع ZK بكافة أنواعها وتتميز هذه الاجهزة بإمكانيات كبيرة ولكن من أحد عيوب هذه الاجهزة صعوبة التعامل معها وخصوصاً استخراج التقارير الخاصة بنظام الجهاز.
لكن مع برنامج المعاون اصبحت عملية استخراج التقارير من هذه الأجهزة سهلة وبسيطة للغاية حيث فى نظام المعاون يتم اعتبار أجهزة البصمة وحدة إدخال وظيفتها التعرف على بصمة الموظفين ومن ثم تسجيل الحركة سواء حضور أو انصراف أما تحليل البيانات واستخراج التقارير تكون كلها عن طريق برنامج المعاون فليس هناك الحاجة ان تتعامل إطلاقاً مع النظام المرفق مع الجهاز .
تحديد أنظمة البصمة:
pic5
يوفر برنامج المعاون نظامين للتعرف على بصمة الموظف من خلال جهاز ZK أو اى جهاز بصمة آخر من الأجهزة المتوفرة بالسوق والتى تعرف باسم " Time Attendance Terminal " حيث انها يمكن ان تعمل بشكل منفصل عن جهاز الكمبيوتر حيث ان لها نظام تشغيل وذاكرة خاصة.
والنظام الآخر هو نظام يعتمد على جهاز البصمة من النوع Digital Persona وهى عبارة عن وحدة تعرف على البصمة بكابل توصيل USB حيث هى تعتبر وحدة إدخال فقط للبصمة ولا يتم استخدامها الا بالتوصيل المباشر بجهاز الكمبيوتر .
ملاحظة هامة :
فى حالة اختيار نظام البصمة digital persona هناك اجراء سيظهر فى واجهة البرنامج وهو "معدل تطابق البصمة " كما هو موضح بالشكل : pic5
فمن خلال هذا الاجراء يمكنك تغيير معدل تطابق البصمة وذلك لتجنب حالات التكرار بين بصمات الموظفين لو كان معدل التطابق منخفضاً ولتجنب حدوث ذلك يمكنك تغيير معدل التطابق الى الموضع " متوسط " وهو الوضع الافتراضي وهو وضع مناسب أما فى حالة صعوبة التعرف على بصمة بعض الموظفينً ففى هذه الحالة سيكون من الافضل تغيير وضع تطابق البصمة الى الوضع " مرتفع " للتعرف الدقيق على البصمة وتجنب حدوث اى تكرار مع ملاحظة انه كلما زادت مستوى معدل تطابق البصمة كلما ادى الى بطء عملية التعرف على البصمات ويجب ان تكون البصمة مطابقة تماماً للبصمة المسجلة بقاعدة البيانات .

إعدادات أجهزة الحضور والانصراف:
pic5
أولاً : ربط الأجهزة:
1- نحدد اسم الفرع الموجود به الجهاز المراد اضافته .
2- نكتب اسم تعريفي لجهاز البصمة .
3- نحدد نوع الجهاز من الانواع الآتية :
" شاشة ابيض واسود – شاشة ملونة – جهاز بصمة وجه " كما هو موضح بالشكل التالي :
pic5
3- نحدد طريقة الاتصال بالجهاز من خلال اختيار الطريقة المناسبة من خلال قائمة طريقة الاتصال :
pic5
ويمكنك اختيار احد طرق الاتصال الآتية : - USB: فى حالة إضافة اجهزة البصمة التى تعتمد فى اتصالها بالكمبيوتر على مخرج USB لادخال البيانات الى جهاز الكمبيوتر. pic5

-TCP/IP : فى حالة اضافة أجهزة البصمة التى تعمل من خلال الشبكة والتى تعتمد فى عملها على البروتوكول TCP/IP وهي مفيدة ايضاً فى حالة ربط أجهزة الفروع البعيدة عن الفرع الرئيسى.
- Serial Port : فى حالة توصيل أجهزة البصمة التى تتصل بجهاز الكمبيوتر من خلال مخرج Serial Port. pic5

4- تعريف التوقيت الزمنى للنظام :
وهو اجراء هام فى حالة اضافة أجهزة البصمة للمؤسسات متعددة الفروع الدولية حيث ان لكل فرع تكون المنطقة الزمنية الخاصة به .
فمثلاً إذا كان الفرع الرئيسى لمؤسسة بمكة بالمملكة العربية السعودية فسوف تكون المنطقة الزمنية لهذا الفرع GMT+3 ولهذه المؤسسة فرع آخر فى القاهرة بجمهورية مصر العربية فسيتم اختيار المنطقة الزمنية GMT + 2.
pic5
وهذا الاجراء يجب ان يتم تحديده بكل دقة حتى يتسنى لمدير المؤسسة او رئيس مجلس الادارة من متابعة توقيتات حضور وانصراف الموظفين من على الهاتف المحمول فى اى وقت واى مكان بالاضافة الى اهميته فى تحليل البيانات واستخراج التقارير المتعلقة بتوقيتات الحضور والانصراف .
ويمكن التحكم فى التوقيت الصيفي للمنطقة الزمنية المحددة من خلال مربع الاختيار " تفعيل التوقيت الصيفي " فاذا كانت الدولة تعمل بالتوقيت الصيفي فيتم تنشيطه .
1- تحديد مفتاح الاتصال ان وجد :
مفتاح الاتصال هو عبارة عن الرقم السرى المحدد لجهاز البصمة ويتم تحديد من الضغط على الارتباط " إعدادات متقدمة " فيظهر لنا المربع الخاص بادخال مفتاح الاتصال لجهاز البصمة .
pic5
2- إدخال رقم IP جهاز البصمة :
فى حالة اختيار جهاز البصمة TCP/IP فيجب علينا إدخال رقم IP لهذا الجهاز حتى يتم عمل اتصال بينه وبين النظام واستيراد البيانات منه للنظام .
pic5
مع تحديد رقم الـ Port الخاص بالجهاز وهو الرقم 4370 وهو رقم ثابت يتم كتابته فى اغلب الحالات .
3- اختبار الاتصال بالجهاز :
وذلك للتأكد من أن عملية اضافة الجهاز تمت بنجاح فنضغط على زر
" اختبار الاتصال " فإذا تحقق الاتصال سيعطى رسالة تأكيدية بأن عملية الاتصال تمت بنجاح كما هو موضح بالشاشة التالية :
pic5
ويمكننا البحث عن اجهزة البصمة بالشبكة من خلال زر " بحث " فتظهر لنا شاشة البحث بهذا الشكل :
pic5
4- بعد الوصول للجهاز المطلوب نقوم بالضغط على زر " اضافة " لاضافة الجهاز الى قائمة الاجهزة المضافة للنظام . وبعد اضافة الجهاز يمكنك ازالته من خلال الضغط على زر " حذف " .
pic5
وبهذا تكون تمت عملية اضافة جهاز البصمة واصبح البرنامج مهيئ لاستيراد البيانات من هذا الجهاز .
وفى حالة الرغبة فى ايقاف تنشيط جهاز معين بالشبكة وايقاف الاتصال به يمكنك ازالة الاختيار من على مربع الاختيار المسئول عن تنشيط او ايقاف الجهاز .
pic5
5- تحديد نمط " تردد مسح الأجهزة " :
وهو الاجراء الذى من خلاله يتم تحديد الفترة الزمنية التى يتم عندها تنشيط عملية مسح الاجهزة لاستيراد البيانات المسجلة بها من حركات وتوقيتات الحضور والانصراف . ويمكنك التحكم فى زيادة او تقليل الفترة الزمنية على حسب الرغبة وعلى حسب حاجة المؤسسة .
كما يمكنك ايضاً تحديد الحد الأقصي لعدد المرات الفاشلة فى عملية الاتصال والتى بعدها يقوم النظام بارسال رسالة SMS تلقائية الى الهاتف المحمول الخاص بمدير النظام او مدير المؤسسة تفيد بأن هناك مشكلة فى عملية الاتصال بجهاز معين بالشبكة .
pic5
بعد الانتهاء من ضبط اعدادات اضافة جهاز البصمة نضغط على زر " حفظ " لحفظ الاعدادات .
pic5

ثانياً : معالجة سجلات الحضور والانصراف :
pic5
هو اجراء ضرورى فى حالة وجود بعض السجلات التى تم استيرادها من جهاز البصمة دون وجود كود موظف مرتبط بها على قاعدة بيانات البرنامج .
ولمعالجة هذا الامر يجب ربط بيانات الموظفين بقاعدة البيانات بالسجلات الخاصة بهم بالجهاز عن طريق الكود الخارجى للموظف والذى سيتم شرحه لاحقاً فى شاشة تعريف الموظف .
ملاحظة :
يفضل أولاً ملء بيانات الموظفين وتعريف الكود الخارجي بقاعدة بيانات البرنامج قبل عمل ربط لجهاز البصمة بقاعدة بيانات برنامج المعاون .

pic5

شركاؤنا

  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc
  • bbc